引き継ぎ書テンプレート（Excel）｜書き方と項目、退職・異動の前にやること

引き継ぎで起きがちなこと

• 業務の一覧だけ渡して、やり方は「見ればわかる」で終わってしまう
• 年に一度・四半期に一度の仕事が抜けて、時期が来てから慌てる
• 取引先や社内の誰に聞けばよいかが書かれておらず、後任が前任に連絡し続ける
• パスワードや共有フォルダの場所が個人のメモにしかない
• 進行中の案件の「いまどこまで進んでいるか」が伝わらない
• 最終日に慌てて書き、読み合わせをする時間がない

テンプレート：書く項目と書き方

見出しごとに、書く項目と何をどう書くかをまとめました。Excel 版には、このまま記入欄が付いています。

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書き方のコツ

1. 1 最初に業務の一覧を作り、手順はあとから埋めます。一覧が先にあると抜けに気づけます
2. 2 「いつもの」「例の件」を使わず、後任が初めて読んでもわかる言葉にします
3. 3 手順は実際に画面を操作しながら書くと、書き漏れが減ります
4. 4 年次の業務はカレンダーを 1 年さかのぼって洗い出します
5. 5 書いたら後任に一度その通りにやってもらい、詰まったところを直します

最終日までの段取り

1. 1 か月前

   担当業務の一覧を作り、上長と引き継ぐ範囲・後任を決めます

2. 3 週間前

   業務ごとの手順・判断基準・関係者を書きます

3. 2 週間前

   後任と一緒に実務を回し、引き継ぎ書を直します。取引先への挨拶も始めます

4. 1 週間前

   後任が一人で回し、前任は横で見ます。アカウントの権限を移します

5. 最終日

   読み合わせをして、残った質問と連絡先を確認します。物品を返却します

最終日までの確認リスト

• 担当業務がすべて一覧に載っている（年次・四半期の業務も含む）
• 各業務に手順か、手順書へのリンクがある
• 進行中の案件ごとに、現状と次にやることが書かれている
• 社外の取引先に後任を紹介した
• システムの権限を後任に移し、自分の権限を外す手配をした
• 個人のフォルダやメールにある資料を共有の場所に移した
• 鍵・社用携帯などの物品を返却した
• 最終日以降に質問できる期間と連絡手段を決めた

AI に聞き取ってもらって書く

白紙から書くのが大変なら、HARVASK の引き継ぎエージェントか AI チャットにこの文章を渡してください。AI が順番に質問し、答えた内容を手順書（Wiki）にまとめます。手元の Excel や PDF の資料も読ませられます。まとめた内容は、使う前に人が確認します。

退職（または異動）にあたって引き継ぎ書を作りたいです。私に一つずつ質問して、担当業務の一覧、それぞれの頻度と手順、判断に迷うところ、社内外の関係者、進行中の案件の現状を聞き取ってください。年に一度しかない業務も聞き漏らさないようにしてください。聞き取った内容は業務ごとに Wiki の手順書にまとめ、決まった周期の仕事は定期タスクの案として出してください。

引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランから使えます（フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500）。

よくある質問

ほかの引き継ぎ書テンプレート

• 業務マニュアルテンプレート 業務マニュアルは、作るより「使われ続ける」ほうが難しいものです。1 業務 1 枚、1 行 1 操作、迷うところには判断基準。この型で書くと、新人でも読みながら作業できます。
• 業務棚卸しテンプレート 業務棚卸しは、チームの仕事を一枚の表に並べて「誰が・どれだけ・何を使って」やっているかを見える形にする作業です。列をそろえて書けば、属人化している業務や減らせる業務が見つかります。
• 経理の引き継ぎ書テンプレート 経理の引き継ぎで困るのは、手順より「この取引先はいつもこう」という例外です。締めのカレンダー、支払いサイト、科目の付け方の癖、税理士との分担を先に書き出すと、後任が最初の月末を越えられます。
• 営業の引き継ぎ書テンプレート 営業の引き継ぎで失うのは、数字より「関係」です。顧客ごとに誰が決める人か、何を約束しているか、誰の紹介で始まったかを書き残し、最終日までに後任と同行すれば、取引を途切れさせずに渡せます。
• 事務の引き継ぎ書テンプレート 事務の仕事は一つひとつは短くても、決まり事の数が多いのが特徴です。帳票の書き方、電話の取り次ぎ方、郵便の振り分け、発注のタイミングを「いつ・何を・誰に」で並べれば、後任は初日から席に座って回せます。

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