事務の引き継ぎ書テンプレート（Excel）｜帳票・電話応対・郵便・発注の決まり事

引き継ぎで起きがちなこと

定型の帳票に、書式の決まりや転記元が書かれていない
電話の取り次ぎ方や、不在時の伝え方が人によって違う
郵便物の振り分け先や、書留・請求書の扱いが共有されていない
消耗品や商品の発注のタイミングが感覚で、切らしてから気づく
「ついでにやっていた」小さな仕事が引き継ぎから漏れる

テンプレート：書く項目と書き方

見出しごとに、書く項目と何をどう書くかをまとめました。Excel 版には、このまま記入欄が付いています。

定型の帳票と入力

帳票の一覧: 名前・頻度・提出先。例: 日報の集計（毎日 17 時・部長へ）、月次の売上報告（毎月 3 営業日・経理へ）
転記元と書き方の決まり: どのファイル・システムから写すか、日付や金額の書式、ファイル名の付け方
チェックと提出: 誰に確認してもらうか、提出の方法と締め切り

電話・来客の応対

電話の名乗り方と取り次ぎ: 名乗りの言い方、取り次ぎ先の決め方、内線番号表の場所
不在時の対応: 伝言の残し方（チャット・メモ）、折り返しの約束の仕方
よくある問い合わせと答え方: 営業時間・所在地・請求書の再発行など、事務で答えてよい範囲と担当に回す範囲
来客の受付: 予約の確認、会議室の準備、お茶出しの有無

郵便・宅配

受け取りと振り分け: 届く時間、部署・担当への振り分け方、請求書や契約書など急ぎのものの扱い
書留・重要書類: 受け取りの記録、保管場所、渡す相手
発送の手順: 切手・レターパック・宅配の使い分け、集荷の時間と依頼先、発送の記録

発注と在庫

発注する物と発注先: 消耗品・事務用品・商品など。発注先・方法（サイト・FAX・電話）・担当者
発注のタイミングと数量: 例: コピー用紙は残り 3 箱で 10 箱発注。毎月の定期発注があれば日付も
納品と検品: 納品の確認方法、納品書の渡し先、不足や破損のときの連絡

1 日・1 か月の流れ

朝・夕にやること: 例: 朝は郵便の確認とポストの解錠、夕方は日報の集計と戸締まりの確認
月の決まった日にやること: 例: 月初に請求書の封入、15 日に交通費の集計、月末に発注
頼まれごとの受け方: 誰からどんな依頼が来るか、受付の窓口と優先順位の付け方

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書き方のコツ

1 1 日の流れと 1 か月の流れを先に時系列で書き、帳票や手順はそこからリンクします
2 帳票は記入済みの見本を 1 枚添えると、書式の説明が短くて済みます
3 電話の応対はよくある問い合わせ 5〜10 件の答え方を書いておきます
4 「ついでにやっていること」を 1 週間メモして書き足します
5 発注は数量と残りの目安を数字で書きます

最終日までの段取り

1 か月前

1 日・1 か月の流れを書き出し、帳票の一覧を作ります
3 週間前

帳票の書き方、電話応対、郵便と発注の決まり事を書きます
2 週間前

後任が隣で電話応対や帳票づくりを行い、引き継ぎ書を直します
1 週間前

後任が 1 人で 1 日を回し、月の決まった日の作業も一度通します
最終日

発注先や業者に担当の交代を伝え、頼まれごとの残りを渡します

最終日までの確認リスト

定型の帳票すべてに書き方・転記元・提出先が書かれている
記入済みの見本が帳票ごとにそろっている
電話応対のよくある問い合わせと答え方を後任が確認した
郵便の振り分け先と、書留・重要書類の扱いを渡した
発注先・発注のタイミング・数量の一覧を渡した
発注サイトなどのアカウントを後任に移した
対応中の頼まれごとを一覧にして渡した

AI に聞き取ってもらって書く

白紙から書くのが大変なら、HARVASK の引き継ぎエージェントか AI チャットにこの文章を渡してください。AI が順番に質問し、答えた内容を手順書（Wiki）にまとめます。手元の Excel や PDF の資料も読ませられます。まとめた内容は、使う前に人が確認します。

AI に渡す文章

事務の引き継ぎ書を作りたいです。私に順番に質問して、朝・夕・月の決まった日にやること、定型の帳票（名前・頻度・転記元・提出先・書式の決まり）、電話の取り次ぎ方とよくある問い合わせへの答え方、郵便と宅配の扱い、発注する物と発注のタイミングを聞き取ってください。「ついでにやっていること」も聞き漏らさないよう確認してください。まとめた内容は Wiki に置き、毎月の帳票づくりや発注は定期タスクの案にしてください。

HARVASK を無料で始める

引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランから使えます（フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500）。

よくある質問

事務の仕事は細かく、全部を書き切れません。

1 日と 1 か月の流れを時系列で書き、そこに出てくる作業から順に手順を足していくと漏れが減ります。1 週間、自分の作業をメモするのも有効です。

電話応対はどこまで書けばよいですか？

名乗り方、取り次ぎの決め方、不在時の伝言方法、よくある問い合わせへの答え方の 4 つがあれば、後任は初日から電話に出られます。事務で答えてよい範囲と担当に回す範囲も分けて書いてください。

帳票の書式の説明が長くなってしまいます。

記入済みの見本を 1 枚添え、間違えやすい箇所だけ文章で補足すると短くなります。見本の保存場所を引き継ぎ書に書いてください。

後任がいない間、誰が事務を回すかも書くべきですか？

はい。交代の間に空く期間があれば、その間に誰がどの作業を受け持つかを上長と決めて書いておきます。郵便や電話のように毎日発生するものほど先に決めておくと安心です。

HARVASK はどのプランで使えますか？

引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランを含むすべてのプランで使えます。フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500（月ごとの配布はなし）です。

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