総務の引き継ぎ書テンプレート（Excel）｜備品・契約・鍵・入退社の手続きまで

引き継ぎで起きがちなこと

オフィスの賃貸・リース・保守などの契約の更新月が誰にもわからない
鍵やセキュリティカードの本数と貸出先の記録がない
入社日に PC やアカウント、名刺がそろわない
忘年会・健康診断・防災訓練など、年に一度の行事の手配先と段取りが残っていない
消耗品の発注先と、いつもの数量が担当者の感覚になっている

テンプレート：書く項目と書き方

見出しごとに、書く項目と何をどう書くかをまとめました。Excel 版には、このまま記入欄が付いています。

備品・消耗品

発注先と発注の頻度: 例: コピー用紙・文具は通販サイトで月初に発注、いつもの数量は A4 用紙 10 箱
備品の台帳: PC・モニター・社用携帯などの台帳の場所と、貸出・返却の記録のつけ方
複合機・設備の保守: 保守会社の連絡先、トナーの発注方法、故障時の連絡手順

契約と更新

契約の一覧: オフィスの賃貸、駐車場、リース、清掃、保守、保険、回線など。相手先・契約期間・更新月・解約の通知期限
更新前にやること: 例: 複合機リースは満了 3 か月前に更新か入れ替えかを決める
契約書の保管場所: 紙とデータの場所、押印や締結の社内手続き。内容の解釈は社内規程や専門家で確認と書き添えます

鍵・セキュリティ

鍵とカードの一覧: 種類・本数・いま誰が持っているか。例: 正面入口の鍵 3 本（総務 2・部長 1）
貸出と回収の手順: 入社時の貸出、退職時の回収、紛失したときの連絡先と対応
警備・入館の設定: 警備会社の連絡先、解錠・施錠の時間、休日出社の申請方法

入退社の手続き

入社日までにそろえる物: PC・アカウント・名刺・鍵・座席・社員証など、誰に何日前に頼むか
退社時に回収する物: PC・鍵・カード・社用携帯など。回収の記録と、アカウント停止の依頼先
人事・労務との分担: 社会保険などの手続きを総務と人事のどちらが行うか。手続きの内容は社内規程や社労士に確認

社内行事と年間予定

年間の行事: 健康診断・防災訓練・大掃除・忘年会・入社式など、時期と準備を始める目安
手配先と予算: 会場・業者の連絡先、前回の費用、予約の締め切り
前回の反省点: 参加者の声や、次回変えたほうがよいこと

社内からの問い合わせ

よく来る問い合わせ: 例: 会議室の予約、名刺の追加、宅配便の受け取り、蛍光灯の交換
対応の窓口: チャットのチャンネル・申請フォームなど、受け付ける場所
対応中の依頼: 依頼者・内容・現状・次にやること

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書き方のコツ

1 契約は更新月の順に並べ、通知期限の 1 か月前を「やること」の日にします
2 鍵とカードは本数と持ち主を必ず数字で書き、実物と照らし合わせます
3 入社・退社はチェックリストの形にして、そのまま次回使えるようにします
4 年間行事は前年の手配メールを見返して、業者名と締め切りを拾います
5 労務・法務にかかわる手続きは、手順だけを書き、判断は社内規程や専門家に確認と添えます

最終日までの段取り

1 か月前

契約の一覧と鍵の台帳を作り、更新月が近いものに印を付けます
3 週間前

入退社の手続きと年間行事の段取りを書きます
2 週間前

業者・管理会社・警備会社に担当者の交代を伝え、後任を紹介します
1 週間前

後任と一緒に問い合わせ対応と発注を行い、鍵とカードの現物を数えます
最終日

自分の鍵・カードを返却し、対応中の依頼を一覧で渡します

最終日までの確認リスト

契約の一覧に、すべての契約の更新月と解約の通知期限が書かれている
鍵・カードの本数と持ち主が現物と一致した
入社・退社のチェックリストを後任が確認した
年間行事の手配先と前回の費用が書かれている
管理会社・警備会社・保守業者に担当の交代を伝えた
発注サイトや業者のアカウントを後任に移した
対応中の問い合わせを後任に渡した

AI に聞き取ってもらって書く

白紙から書くのが大変なら、HARVASK の引き継ぎエージェントか AI チャットにこの文章を渡してください。AI が順番に質問し、答えた内容を手順書（Wiki）にまとめます。手元の Excel や PDF の資料も読ませられます。まとめた内容は、使う前に人が確認します。

AI に渡す文章

総務の引き継ぎ書を作りたいです。私に順番に質問して、消耗品の発注先と頻度、備品の台帳、オフィスや設備の契約（相手先・更新月・解約の通知期限）、鍵とセキュリティカードの本数と持ち主、入社・退社のときにそろえる物と回収する物、年間の社内行事の時期と手配先を聞き取ってください。契約書や台帳の Excel も読ませます。まとめた内容は Wiki に置き、契約の更新確認や発注は定期タスクの案にしてください。

HARVASK を無料で始める

引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランから使えます（フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500）。

よくある質問

総務の業務は範囲が広く、どこから書けばよいかわかりません。

1 年分のカレンダーとメールを見返し、月ごとにやったことを書き出すのが近道です。そのうえで、契約・鍵・入退社のように期限や数がはっきりしているものから表にします。

契約の更新を忘れないようにするには？

契約の一覧に更新月と解約の通知期限を書き、その 1 か月前を確認の日にします。定期タスクやカレンダーに入れておくと、担当が変わっても気づけます。

入退社の手続きはどこまで総務が書けばよいですか？

物品・アカウント・座席など総務が手配するものを中心に書き、社会保険などの手続きは担当部署と分担を書きます。手続きの要否や内容は、社内規程や社労士などの専門家に確認してください。

鍵の記録が残っていない場合は？

引き継ぎの前に、現物を数えて持ち主を確認し、台帳を作り直します。行方のわからない鍵がある場合は、上長と相談して対応を決めてください。

HARVASK はどのプランで使えますか？

引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランを含むすべてのプランで使えます。フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500（月ごとの配布はなし）です。

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