引き継ぎで起きがちなこと
- 選考中の候補者への連絡が担当交代の間に止まり、辞退につながる
- 求人媒体やエージェントとの契約・掲載期限が把握されていない
- 評価や昇給の時期が近いのに、前回の進め方や評価シートの場所がわからない
- 個人の相談内容を引き継ぎ書にそのまま書いてしまう
- 入社前の書類回収やオリエンテーションの段取りが前任の頭の中にしかない
テンプレート：書く項目と書き方
見出しごとに、書く項目と何をどう書くかをまとめました。Excel 版には、このまま記入欄が付いています。
採用中の案件
- 募集中のポジション
- 職種・人数・採用の背景・配属先の責任者。例: 営業 1 名、営業部 田中（サンプル）
- 選考中の候補者の状況
- 候補者ごとの選考段階と次の予定。氏名は書かず、採用管理の画面や管理番号で参照します
- 求人媒体・エージェント
- 利用中のサービス、契約期間・掲載期限、担当者の連絡先、費用の発生の仕方
- 選考の進め方
- 書類選考の基準、面接官、日程調整の方法、合否連絡までの日数の目安
入社・退職の手続き
- 入社予定者と段取り
- 入社日、回収する書類、オリエンテーション、配属先・総務との分担
- 退職予定者と段取り
- 最終出社日、退職面談、書類の発行、物品回収の依頼先
- 社会保険・労務の手続きの分担
- 社内でやる範囲と社労士に頼んでいる範囲。手続きの要否は社内規程や社労士に確認
評価・報酬の年間スケジュール
- 評価の時期と流れ
- 例: 9 月に目標面談、3 月に自己評価、4 月に評価会議、5 月に結果のフィードバック
- 評価シートと集計の場所
- シートの書式、回収方法、集計ファイルの場所と閲覧できる人
- 昇給・賞与の段取り
- 決定までの会議と承認者、給与担当への連絡の期限
制度・規程と研修
- 就業規則・社内規程の場所
- 最新版の置き場所と、改定中のものがあればその状況
- 研修の年間予定
- 新人研修・管理職研修など、時期・講師・外部の手配先
- よく受ける質問
- 休暇・異動・各種制度について社員からよく聞かれることと、案内している資料
個人情報と相談対応
- 個人情報の保管場所
- 履歴書・人事記録・健康に関する書類などの場所。中身は引き継ぎ書に写しません
- 閲覧権限の付け替え
- 人事システムやフォルダの権限を誰が持っているか、後任に付ける・自分から外す手順
- 継続中の相談・面談
- 件数と、引き継ぐ相手（上長など）だけを書きます。内容は本人の了解を得て口頭で引き継ぐなど、社内の決まりに従います
書き方のコツ
- 1 候補者や社員の名前は書かず、システムの画面や管理番号で参照できるようにします
- 2 評価・採用・研修は 1 年のカレンダーに並べ、準備を始める日も書きます
- 3 選考中の候補者には連絡が途切れないよう、次の連絡日を必ず書きます
- 4 労務の手続きは「何を・誰が・いつまでに」を書き、判断は社内規程や社労士に確認と添えます
- 5 相談対応の中身は書かず、引き継ぐ相手と方法だけを書きます
最終日までの段取り
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1 か月前
採用中の案件と年間スケジュールを書き出し、上長と引き継ぐ範囲を決めます
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3 週間前
後任を面接や候補者とのやりとりに同席させ、媒体・エージェントに担当交代を伝えます
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2 週間前
入退社の段取りと評価の資料を渡し、個人情報の権限の移し方を確認します
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1 週間前
後任に人事システムの権限を付け、選考の連絡を後任から出してもらいます
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最終日
自分の閲覧権限を外す手配をし、継続中の相談の引き継ぎ先を確認します
最終日までの確認リスト
- 選考中の候補者すべてに次の連絡日と担当が決まっている
- 求人媒体・エージェントに担当の交代を伝えた
- 入社予定者の書類回収とオリエンテーションの担当が決まっている
- 評価・昇給の次の締め切りと資料の場所を後任が知っている
- 引き継ぎ書に候補者や社員の個人情報を書いていない
- 人事システム・フォルダの権限を後任に付け、自分の権限を外す手配をした
- 継続中の相談の引き継ぎ先を上長と決めた
AI に聞き取ってもらって書く
白紙から書くのが大変なら、HARVASK の引き継ぎエージェントか AI チャットにこの文章を渡してください。AI が順番に質問し、答えた内容を手順書（Wiki）にまとめます。手元の Excel や PDF の資料も読ませられます。まとめた内容は、使う前に人が確認します。
人事の引き継ぎ書を作りたいです。私に順番に質問して、募集中のポジションと選考の進め方、利用中の求人媒体とエージェント、入社・退職予定の段取り、評価と昇給の年間スケジュール、研修の予定、人事資料の保管場所と閲覧権限を聞き取ってください。候補者や社員の氏名・個人の事情は聞かず、管理番号や保管場所だけを書いてください。労務の判断が要るところは「社内規程・社労士に確認」と書いてください。まとめた内容は Wiki に置き、評価や採用の年間予定は定期タスクの案にしてください。
引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランから使えます（フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500）。
よくある質問
選考中の候補者の情報はどう引き継げばよいですか？
引き継ぎ書には氏名や経歴を書かず、採用管理の画面や管理番号で参照できるようにします。そのうえで、選考段階と次の連絡日を候補者ごとに書くと、連絡が途切れません。
社員からの相談内容は引き継ぐべきですか？
内容は引き継ぎ書に書かず、件数と引き継ぐ相手だけを書きます。中身の引き継ぎは、本人の了解の取り方も含めて社内の決まりに従い、上長と相談して進めてください。
評価の時期に担当が変わる場合は？
前回の評価シート・集計ファイル・評価会議の進め方を渡し、今回の締め切りまでの段取りを一緒に確認します。できれば前任が今回の取りまとめまで担当し、後任は同席して覚えるのが安心です。
労務の手続きはどこまで書けばよいですか？
社内で行う作業と社労士に頼んでいる作業の分担、期限、提出先を書きます。手続きの要否や内容の判断は、社内規程や社労士などの専門家に確認してください。
HARVASK はどのプランで使えますか？
引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランを含むすべてのプランで使えます。フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500（月ごとの配布はなし）です。