引き継ぎで起きがちなこと
- 最初に分厚いマニュアルを作ろうとして、途中で止まる
- 書いた人にしかわからない省略や社内用語が多い
- 画面やルールが変わっても直されず、古い手順のまま残る
- 「いつもと違うとき」の対応が書かれておらず、結局人に聞く
- どこに置いたかわからず、同じマニュアルが何部もできる
テンプレート：書く項目と書き方
見出しごとに、書く項目と何をどう書くかをまとめました。Excel 版には、このまま記入欄が付いています。
業務の概要
- 業務名
- 検索で見つかる名前にします。例:「請求書の発行（月末）」
- 目的
- この業務が何のためにあるか 1〜2 文で。目的がわかると、例外のときに判断しやすくなります
- 担当と頻度
- 誰が・いつ行うか。例: 経理担当、毎月末の 3 営業日前
- 所要時間の目安
- 慣れた人で何分か。初めての人はその 2 倍を見込むと書いておきます
始める前の準備
- 使うシステム・道具
- システム名・ファイル名・必要な権限。権限が無い場合の頼み先も書きます
- そろえる情報
- 作業の前に手元に必要なデータや書類。例: 当月の受注一覧、取引先マスタ
- 前の工程
- この作業の前に終わっている必要がある業務。例: 営業からの受注確定の連絡
手順
- 手順の番号と操作
- 1 行 1 操作。「○○画面を開く」「△△ボタンを押す」と画面上の名前をそのまま使います
- 確認ポイント
- その手順で間違えやすい点と、正しくできたかの見分け方
- 画面や見本の場所
- スクリーンショットや記入見本のファイルの場所
判断基準と例外
- 迷う場面と基準
- 「金額が○円以上なら上長承認」など、判断の基準を条件で書きます
- いつもと違うときの対応
- 締めに間に合わない・データが合わない・相手が不在など、よくある例外と対応
- 相談先
- 手順で解決しないときに聞く人や部署
終わったあと
- 完了の報告
- 誰に・何で知らせるか。例: チャットの経理チャンネルに完了と件数を書く
- 保存・記録
- 作ったファイルの保存場所と名前の付け方
- 次の工程
- この業務のあとに続く作業と、その担当
管理情報
- 作成者・最終更新日
- 最後に誰がいつ直したか。古さの目安になります
- 見直しのタイミング
- 例: 半年に 1 回、またはシステムの変更時
- 更新履歴
- 日付と変えた内容を 1 行ずつ。例: 2026/10 請求書の書式変更に合わせて手順 4 を修正
書き方のコツ
- 1 1 業務 1 マニュアルにします。全部を 1 冊にまとめると、更新されなくなります
- 2 まず手順だけを箇条書きにし、判断基準や例外はあとから足します
- 3 実際に作業しながら書き、書いたものを別の人にその通りやってもらって直します
- 4 「適宜」「よしなに」は使わず、条件と数字で書きます
- 5 置き場所を 1 か所に決め、ほかの資料からはリンクで参照します
- 6 変更があった日に直す人を決めておきます
最終日までの段取り
-
1 週目
マニュアルにする業務を一覧にし、よく聞かれるもの・担当が一人しかいないものから順番を決めます
-
2〜3 週目
担当者が作業しながら手順を書き、例外と判断基準を足します
-
4 週目
別の人がマニュアルだけを見て作業し、詰まった箇所を直します
-
その後は半年ごと
最終更新日が古いものから見直し、使われていないものは整理します
最終日までの確認リスト
- 業務名と目的が冒頭に書かれている
- 必要なシステムと権限、その頼み先が書かれている
- 手順が 1 行 1 操作になっている
- 迷う場面に判断基準がある
- よくある例外の対応が書かれている
- 担当以外の人がこのマニュアルだけで作業できた
- 作成者・最終更新日・見直しのタイミングが入っている
AI に聞き取ってもらって書く
白紙から書くのが大変なら、HARVASK の引き継ぎエージェントか AI チャットにこの文章を渡してください。AI が順番に質問し、答えた内容を手順書（Wiki）にまとめます。手元の Excel や PDF の資料も読ませられます。まとめた内容は、使う前に人が確認します。
「月末の請求書発行」の業務マニュアルを作りたいです。私に順番に質問して、目的、使うシステム、事前にそろえる情報、手順（1 行 1 操作）、迷う場面の判断基準、よくある例外と対応、終わったあとの報告先を聞き取ってください。手元の Excel の手順メモも読ませるので、足りないところを質問してください。最後に Wiki の手順書としてまとめてください。
引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランから使えます（フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500）。
よくある質問
マニュアルは Word と Excel のどちらで作るのがよいですか？
手順を表で管理したいなら Excel、文章や画像が多いなら Word が向いています。どちらでも、置き場所を 1 か所に決めて検索できるようにすることのほうが大事です。このテンプレートは Excel で、見出し・項目・書き方のヒント・記入欄の順に並んでいます。
どの業務からマニュアルにすればよいですか？
担当が一人しかいない業務、よく質問される業務、月に一度以下で手順を忘れやすい業務から始めると効果が出やすいです。業務棚卸しの表で属人度の高いものを選ぶのも一つの方法です。
作ったマニュアルが古くなるのを防ぐには？
最終更新日と見直しのタイミングを各マニュアルに書き、システムやルールが変わった日に直す人を決めておきます。作業中に違いに気づいた人がその場で直せる置き場所にしておくと続きやすくなります。
スクリーンショットは必要ですか？
ボタンの場所がわかりにくい画面だけで十分です。画面が変わるたびに撮り直しが要るので、画面上の名前を文字で書いておくほうが長持ちします。
HARVASK はどのプランで使えますか？
引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランを含むすべてのプランで使えます。フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500（月ごとの配布はなし）です。