業務棚卸しのテンプレート（Excel）｜洗い出す列と進め方、属人化の見つけ方

引き継ぎで起きがちなこと

業務の粒度がばらばらで、「経理」と「請求書の宛名確認」が同じ表に並ぶ
毎日の仕事ばかり出て、年に一度の業務が抜ける
所要時間を感覚で書くので、合計すると勤務時間を大きく超える
表を作って終わりになり、マニュアル化や見直しにつながらない
「自分しかできない」業務を書くと評価が下がると思われ、正直に出てこない

テンプレート：書く項目と書き方

見出しごとに、書く項目と何をどう書くかをまとめました。Excel 版には、このまま記入欄が付いています。

業務の名前と分類

大分類: 部署内の機能でまとめます。例: 請求・支払い・採用・顧客対応
業務名: 動詞で終わる、1 人が 1 回で終えられる単位にします。例:「請求書を発行する」
業務の目的・成果物: 何が出来上がるか。例: 取引先に送る請求書 PDF

頻度と時間

頻度: 毎日・毎週・毎月・四半期・年 1 回・不定期から選びます
時期: 毎月○日、○月など。繁忙期が重なる業務を見つける材料になります
1 回あたりの所要時間: 分単位の目安。1 週間ほど実際に記録すると精度が上がります
月あたりの時間: 頻度 × 所要時間で出します。年次の業務は 12 で割ります

担当と体制

主担当: いまやっている人。例: 山田（サンプル）
代わりにできる人: 休んだときに回せる人。いなければ「なし」と書きます
属人度: A: 誰でもできる / B: 手順書があればできる / C: 担当者しかできない、の 3 段階など

使う道具と前後のつながり

使うシステム・ファイル: 会計ソフト・Excel・共有フォルダなど。ファイル名まで書くと後で探しやすくなります
前工程（受け取るもの）: 誰から何を受け取って始めるか
後工程（渡すもの）: 誰に何を渡して終わるか

評価と次の打ち手

手順書の有無: あり（場所）・なし・古い、で書きます
困りごと・ミスの起きやすさ: 手作業の転記が多い、確認待ちが長い、など現場の声をそのまま
見直しの方向: やめる・まとめる・手順書化・自動化・他の人へ移す、のどれか

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書き方のコツ

1 業務名は「動詞で終わる」「1 人が 1 回で終えられる」の 2 つで粒度をそろえます
2 カレンダーと 1 年分の作業ファイルを見ながら洗い出すと、年次の業務が抜けにくくなります
3 所要時間は感覚ではなく、1 週間だけでも実際に記録した値を使います
4 属人度は人の評価ではなく業務の状態として書く、と最初に伝えます
5 最後に月あたりの時間を合計し、勤務時間と比べて抜けや過大を確認します

最終日までの段取り

1 週目

目的（引き継ぎ・人員計画・効率化など）と列を決め、各自が自分の業務を書き出します
2 週目

所要時間を記録し、粒度をそろえて重複をまとめます
3 週目

チームで読み合わせ、属人度と見直しの方向を決めます
4 週目

属人度 C の業務から手順書を作り始め、やめる業務は関係者と合意します
半年後

表を更新し、見直した業務の時間がどう変わったかを確認します

最終日までの確認リスト

全員の業務が同じ列・同じ粒度で書かれている
年次・四半期の業務も入っている
月あたりの時間の合計が勤務時間と大きくずれていない
業務ごとに主担当と代わりにできる人が書かれている
属人度 C の業務に手順書を作る予定が入っている
見直しの方向（やめる・まとめる・手順書化など）が全業務に付いている
次に表を更新する時期が決まっている

AI に聞き取ってもらって書く

白紙から書くのが大変なら、HARVASK の引き継ぎエージェントか AI チャットにこの文章を渡してください。AI が順番に質問し、答えた内容を手順書（Wiki）にまとめます。手元の Excel や PDF の資料も読ませられます。まとめた内容は、使う前に人が確認します。

AI に渡す文章

チームの業務棚卸しをしたいです。私に順番に質問して、担当している業務を「動詞で終わる、1 回で終えられる単位」で洗い出してください。業務ごとに頻度、時期、1 回の所要時間、使うシステムやファイル、前後の工程、代わりにできる人を聞いてください。年に一度の業務も確認してください。最後に一覧表にまとめ、担当者しかできない業務には手順書の案を Wiki に作ってください。

HARVASK を無料で始める

引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランから使えます（フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500）。

よくある質問

業務棚卸しは何のためにやるのですか？

誰がどの業務にどれだけ時間を使っているかを見える形にするためです。引き継ぎの準備、人員の配置、やめる業務や手順書を作る業務の見極めに使えます。目的によって必要な列が変わるので、最初に目的を決めてください。

どれくらいの細かさで書けばよいですか？

「1 人が 1 回で終えられる、動詞で終わる単位」が目安です。「経理業務」では粗すぎ、「宛名を確認する」では細かすぎます。1 人あたり 20〜60 業務くらいに収まることが多いです。

所要時間がわからない業務はどうしますか？

1〜2 週間、作業の開始と終了を記録して目安を出します。年次の業務は前回の作業を思い出して大まかに書き、次に実施したときに直します。

棚卸しのあと、何から手を付ければよいですか？

担当者しかできない業務（属人度が高いもの）の手順書づくりと、目的がはっきりしない業務をやめられないかの確認から始めると、効果が見えやすいです。

HARVASK はどのプランで使えますか？

引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランを含むすべてのプランで使えます。フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500（月ごとの配布はなし）です。

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