営業の引き継ぎ書テンプレート（Excel）｜担当顧客ごとの状況・商談・約束事を渡す

引き継ぎで起きがちなこと

顧客の一覧はあるが、誰が決裁者で誰が窓口かがわからない
口頭で約束した値引きや納期が書かれておらず、後任が知らずに覆してしまう
出した見積の有効期限や条件が、前任のメールの中にしかない
紹介で始まった取引で、紹介者への報告やお礼が途切れる
担当交代の挨拶が遅れ、顧客が他社に相談し始める

テンプレート：書く項目と書き方

見出しごとに、書く項目と何をどう書くかをまとめました。Excel 版には、このまま記入欄が付いています。

担当顧客の一覧

顧客名と取引の状況: 例: サンプル商事 / 月額契約・継続 3 年目 / 年間の売上規模の目安
顧客ごとのランク・優先度: 重点・通常・休眠など。引き継ぎ直後に誰から会うかの順番に使います
契約・更新の時期: 契約期間・更新月・前回の更新で話題になったこと

顧客ごとの関係者

決裁者と窓口: 役職と役割。例: 窓口は総務課鈴木様、決裁は部長高橋様（いずれもサンプル）
連絡の取り方と好み: 電話よりメール、午前中は会議が多い、など。相手の好みは事実として短く
紹介者と経緯: 誰の紹介で始まったか、紹介者への報告の約束があるか

進行中の商談

商談名と段階: 例: 追加導入の提案 / 提案済み・先方で検討中 / 次回 10/25 に回答予定
見込み金額と確度: 社内の基準で書きます。確度の根拠も一言
競合と懸念点: 比較されている相手、先方が気にしている点
次の一手: 後任が最初にすること。例: 10/20 までに導入スケジュール案を送る

見積と約束事

出している見積: 見積番号・金額・有効期限・条件・保存場所
口頭・メールでの約束: 値引き、納期、無償対応、次回の訪問など、相手が覚えている約束をすべて
未対応のクレーム・宿題: 受けている問い合わせや宿題と、回答の期限

社内の連携と資料

社内の関係者: 見積の承認者、技術や納品の担当、請求の担当
提案書・契約書の場所: 顧客ごとのフォルダ、顧客管理の画面、メールのラベルなど
売上目標と見込みの引き継ぎ: 今期の目標と、引き継ぐ顧客の見込みの合計。評価の扱いは上長と確認

挨拶と同行の計画

同行挨拶をする顧客: 重点顧客は訪問かオンラインで同席。日程の候補を書きます
連絡だけで済ませる顧客: メールや電話での挨拶にする顧客と、その文面の担当
紹介者への報告: 担当交代を伝える紹介者と、伝える人・時期

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書き方のコツ

1 顧客ごとに 1 行ではなく 1 ブロックにして、関係者・商談・約束をまとめて書きます
2 約束事は「相手が覚えていること」を基準に、小さなことも書きます
3 商談は「次の一手」と期限を必ず書きます。後任が初日に動けるかで判断します
4 相手の人柄は評価ではなく、連絡の取り方などの事実だけを書きます
5 重点顧客から順に並べ、同行挨拶の日程を早めに押さえます

最終日までの段取り

1 か月前

担当顧客の一覧と優先度を作り、上長と後任の割り振りを決めます
3 週間前

顧客ごとの関係者・商談・見積・約束事を書き、重点顧客の同行日程を押さえます
2 週間前

重点顧客への同行挨拶を行い、紹介者にも交代を伝えます
1 週間前

残りの顧客への連絡を済ませ、進行中の商談は後任から連絡を出します
最終日

顧客管理の担当者を付け替え、未対応の宿題を一覧で渡します

最終日までの確認リスト

担当顧客すべてに後任が割り振られている
重点顧客への同行挨拶が済んだ
有効な見積の一覧と期限を渡した
口頭・メールでの約束事をすべて書いた
紹介者に担当交代を伝えた
顧客管理の画面で担当者を付け替えた
未対応のクレーム・宿題の回答期限と担当が決まっている
名刺や顧客の資料を個人の手元に残していない

AI に聞き取ってもらって書く

白紙から書くのが大変なら、HARVASK の引き継ぎエージェントか AI チャットにこの文章を渡してください。AI が順番に質問し、答えた内容を手順書（Wiki）にまとめます。手元の Excel や PDF の資料も読ませられます。まとめた内容は、使う前に人が確認します。

AI に渡す文章

営業の引き継ぎ書を作りたいです。私に担当顧客を一社ずつ聞いて、取引の状況、決裁者と窓口、連絡の取り方、紹介者との経緯、進行中の商談と次の一手、出している見積の期限、口頭やメールでした約束事、未対応の宿題を聞き取ってください。重点顧客から順に進めてください。顧客ごとに Wiki のページにまとめ、見積の有効期限と同行挨拶の予定は、日付順の一覧にして添えてください。

HARVASK を無料で始める

引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランから使えます（フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500）。

よくある質問

担当顧客が多い場合、全部書く必要がありますか？

全顧客を一覧にしたうえで、重点顧客と進行中の商談がある顧客は詳しく、休眠の顧客は状況と最後の連絡日だけ、というように濃さを変えると現実的です。

顧客への挨拶はいつするのがよいですか？

社内の公表の時期を確認したうえで、最終日の 2〜3 週間前までに重点顧客から始めるのが目安です。前任と後任がそろって会える時間を取れると、関係を引き継ぎやすくなります。

相手の性格や好みはどこまで書いてよいですか？

連絡の取り方や会議の時間帯など、仕事に必要な事実にとどめます。人柄の評価や個人的な話は書かないほうが安全です。

引き継いだ商談の売上は誰の実績になりますか？

会社ごとに扱いが違うので、引き継ぎの前に上長と決めておいてください。引き継ぎ書には今期の見込みの合計と、扱いを誰と決めたかを書いておくと後で揉めません。

HARVASK はどのプランで使えますか？

引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランを含むすべてのプランで使えます。フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500（月ごとの配布はなし）です。

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