外注管理アプリを自作する方法｜外注先台帳と発注・支払いをAIでまとめる

エクセル管理で起きがちなこと

• 発注は担当者ごとのメールやメモに散らばっていて、今月どこに何を頼んだかを一覧で出せない。
• 納品は済んだのに検収の記録が無く、支払いの段になって「本当に終わっているか」を確認し直している。
• 外注先ごとの締め日・支払いサイトがばらばらで、支払い予定日を毎月手で数えている。
• 同じ外注先の連絡先や振込先が複数のファイルにあり、どれが新しいかわからない。
• 外注先ごとの年間の発注額や、納期遅れの多い先を振り返る材料が無い。

外注管理アプリに必要な項目

表（データの置き場所）ごとに、最低限そろえたい項目です。エクセルの 1 シートが 1 つの表にあたります。

画面の構成

発注一覧

発注を状態ごとに並べた一覧。納期を過ぎても納品が無いもの、検収待ちのものが一目でわかります。外注先と社内の担当者で絞り込めます。

発注の登録

外注先を選び、作業内容・納期・金額を入れる短いフォーム。発注番号は自動で振ります。

外注先の詳細

1 社の締め日・支払いサイトと、これまでの発注の履歴。年間の発注額と納期遅れの回数も見られます。

支払い予定

今月・来月に払う予定の発注を支払い予定日の順に並べます。請求金額が発注金額と違う行は色を変えます。

AIへの頼み方（そのまま使える指示文）

HARVASK のミニアプリで AI にこの文章を渡すと、上の項目と画面を持ったアプリを作ります。自社にない項目は消し、足りない項目は書き足してから渡してください。

外注管理アプリを作ってください。

【データ】
- 外注先：外注先コード（重複不可）、外注先名、得意分野、窓口の担当者、電話・メール、締め日、支払いサイト、取引状況
- 発注：発注番号（重複不可・自動採番）、外注先、件名・作業内容、発注日、納期、発注金額（税抜）、状態（発注済み／納品済み／検収済み／支払い済み）、社内の担当者
- 納品・検収：発注、納品日、検収日、検収結果（合格／手直し依頼）、確認した人、メモ
- 支払い：発注、請求書の受領日、請求金額、支払い予定日、支払い日

【ルール】
- 検収結果が「合格」になったら、発注の状態を「検収済み」にしてください。
- 支払い予定日は、検収日を外注先の締め日で区切り、支払いサイトを足して計算してください。
- 請求金額が発注金額と違う支払いは、目立つ色にしてください。
- 納期を過ぎて納品の記録が無い発注は、発注一覧の上に並べてください。

【画面】
1. 発注一覧（状態・外注先・社内の担当者で絞り込み）
2. 発注の登録フォーム
3. 外注先の詳細（締め日・支払いサイトと発注の履歴、年間の発注額）
4. 支払い予定（今月・来月の支払いを予定日の順に）

エクセルから移す手順

1. 1 エクセルの外注先リストを、外注先名・締め日・支払いサイトなど 1 社 1 行の形に整えて CSV で保存します。
2. 2 まだ支払いが終わっていない発注だけを、発注番号・外注先名・金額・納期・状態の列で CSV にします。支払い済みの古い発注は、必要なら後から足します。
3. 3 上の指示文でアプリを作り、AI に「この CSV を外注先として取り込んで」と頼みます。
4. 4 続けて「この CSV を発注として取り込んで。外注先は外注先名でつないで」と頼みます。名前の表記ゆれで外注先が見つからない行は、AI に一覧にしてもらって直します。
5. 5 次の支払い日まではエクセルと並行し、支払い予定の一覧がエクセルの集計と合うことを確かめてから切り替えます。

使いながら頼める改良

アプリは作ったあとも、AI に話しかけて直せます。たとえば次のような頼み方です。

• 「外注先ごと・月ごとの発注額を集計した表を追加して」
• 「発注に見積もり金額の欄を足して、発注金額との差を出して」
• 「検収で手直し依頼になった回数を外注先ごとに数えて」
• 「支払い予定を CSV で書き出せるようにして」
• 「外注先に評価（品質・納期・対応）の欄を足して、発注のたびに付けられるようにして」

HARVASK で作る流れ

1. 1. 頼む

   プロジェクトのミニアプリを開き、上の指示文を AI に渡します。

2. 2. AI が作る

   AI がデータの表と画面を作り、その場で動くアプリとして表示します。

3. 3. チームで使う

   プロジェクトのメンバーが同じアプリとデータを使えます。直したい所は AI に頼みます。

ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。

よくある質問

ほかの業務アプリ

• 発注管理アプリ 発注を明細ごとに持ち、入荷したら受け取った数を記録する。分納の残り、納期を過ぎた発注、仕入先ごとの発注残が、担当者に聞かなくても見える発注台帳にします。
• 請求書管理アプリ 請求書を発行したら台帳に 1 行、入金があったら入金の記録に 1 行。残高は二つの記録から出し、どの請求がいくら未入金かを、この形のアプリで追えるようにします。
• 契約書管理アプリ 契約ごとに相手先・期間・自動更新の有無・申し出の期限を持たせ、更新の判断が要る契約を期限の近い順に並べます。原本の保管場所も台帳から引けるようにします。
• 見積管理アプリ 見積を 1 件ずつ番号で管理し、明細と金額、出し直しの版、受注・失注の結果を残す。返事待ちの見積と、月にいくら受注したかを一覧で確かめられます。

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