エクセル管理で起きがちなこと
- 自動更新の契約で、申し出の期限を過ぎてから「やめるはずだった」と気づく。
- 契約の終了日は台帳にあっても、何か月前までに申し出が要るかは契約書を開かないとわからない。
- 原本がどの書庫のどのファイルにあるのか、担当者に聞かないとわからない。
- 同じ相手と覚書や変更契約を重ねていて、今の条件がどれなのか追えない。
- 担当者が異動すると、その人が持っていた契約の更新の判断が宙に浮く。
契約書管理アプリに必要な項目
表（データの置き場所）ごとに、最低限そろえたい項目です。エクセルの 1 シートが 1 つの表にあたります。
契約
契約 1 件につき 1 行。覚書や変更契約はここに増やさず、更新・変更の記録に残します。
| 項目 | 種類 | メモ |
|---|---|---|
| 契約番号 | テキスト | 重複不可 |
| 契約名 | テキスト | 例「社内システム保守契約」 |
| 相手先 | 相手先への参照 | |
| 種類 | 選択肢 | 業務委託・売買・賃貸借・秘密保持・保守・その他 |
| 自社の担当者 | テキスト | |
| 開始日 | 日付 | |
| 終了日 | 日付 | 更新したら新しい日付に変える |
| 自動更新 | 選択肢 | あり・なし |
| 申し出の期限 | 数値 | 終了日の何か月前までか。契約書の記載どおりに入れる |
| 原本の保管場所 | テキスト | 例「書庫2・棚B・ファイル14」 |
| 状態 | 選択肢 | 有効・更新判断中・終了 |
更新・変更の記録
更新・覚書・解約の申し出などがあるたびに 1 行足し、契約の経緯を残します。
| 項目 | 種類 | メモ |
|---|---|---|
| 契約 | 契約への参照 | |
| 日付 | 日付 | |
| 内容 | 選択肢 | 更新・条件変更・覚書・解約の申し出・終了 |
| 新しい終了日 | 日付 | 更新のとき |
| 決めた人 | テキスト | |
| メモ | テキスト | 変わった条件の要点 |
相手先
契約の相手。同じ相手の契約をまとめて見るのに使います。
| 項目 | 種類 | メモ |
|---|---|---|
| 相手先名 | テキスト | 例「サンプル商事株式会社」 |
| 窓口の部署 | テキスト | |
| 担当者 | テキスト | |
| 電話番号 | テキスト |
画面の構成
契約一覧
契約名・相手先・種類・終了日・自動更新の有無を一覧にします。状態・種類・自社の担当者で絞り込めます。
更新判断が近い契約
終了日と申し出の期限から出した「判断の期限」が 90 日以内の契約を、近い順に並べます。
契約の詳細と履歴
1 件の期間・自動更新・原本の保管場所の横に、更新・変更の記録を新しい順に並べます。
契約の登録
相手先を選び、期間と自動更新の有無、申し出の期限、原本の保管場所を入れる登録フォーム。
AIへの頼み方（そのまま使える指示文）
HARVASK のミニアプリで AI にこの文章を渡すと、上の項目と画面を持ったアプリを作ります。自社にない項目は消し、足りない項目は書き足してから渡してください。
契約書管理アプリを作ってください。 【データ】 - 契約：契約番号（重複不可）、契約名、相手先、種類（業務委託／売買／賃貸借／秘密保持／保守／その他）、自社の担当者、開始日、終了日、自動更新（あり／なし）、申し出の期限（終了日の何か月前か）、原本の保管場所、状態（有効／更新判断中／終了） - 更新・変更の記録：契約、日付、内容（更新／条件変更／覚書／解約の申し出／終了）、新しい終了日、決めた人、メモ - 相手先：相手先名、窓口の部署、担当者、電話番号 【ルール】 - 終了日から申し出の期限の月数を引いた日を「判断の期限」として計算してください。 - 判断の期限が今日から 90 日以内の有効な契約を「更新判断が近い契約」に出します。 - 更新の記録を登録したら、契約の終了日を新しい終了日に変えてください。 - 状態が「終了」の契約は、契約一覧の初期表示から外します。 【画面】 1. 契約一覧（状態・種類・担当者で絞り込み） 2. 更新判断が近い契約（判断の期限と残り日数、近い順） 3. 契約の詳細と更新・変更の記録 4. 契約の登録フォーム
エクセルから移す手順
- 1 エクセルの契約台帳を 1 契約 1 行に整え、契約名・相手先・種類・開始日・終了日・自動更新・申し出の期限・原本の保管場所の列で CSV にします。覚書や変更契約は別のシートに分けます。
- 2 終了日や申し出の期限が空欄の契約は、原本を開いて埋めます。空欄のままだと「更新判断が近い契約」に出ません。
- 3 上の指示文でアプリを作り、AI に「相手先、契約、更新・変更の記録の順に CSV を取り込んで」と頼みます。
- 4 取り込んだら「更新判断が近い契約」の画面を開き、エクセルで把握していた期限と食い違いが無いか確かめます。
- 5 契約を結んだらアプリに登録する、と担当者の手順に入れてからエクセルの台帳を止めます。
使いながら頼める改良
アプリは作ったあとも、AI に話しかけて直せます。たとえば次のような頼み方です。
- 「相手先ごとに、結んでいる契約と年間の金額の合計を見られるようにして」
- 「稟議番号の欄を足して、契約と社内の決裁を紐づけられるようにして」
- 「自社の担当者ごとに、更新の判断が要る契約を一覧にして」
- 「契約の一覧を CSV で書き出せるようにして」
- 「終了した契約だけを見る一覧を追加して」
HARVASK で作る流れ
-
1. 頼む
プロジェクトのミニアプリを開き、上の指示文を AI に渡します。
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2. AI が作る
AI がデータの表と画面を作り、その場で動くアプリとして表示します。
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3. チームで使う
プロジェクトのメンバーが同じアプリとデータを使えます。直したい所は AI に頼みます。
ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。
よくある質問
プログラミングの知識がなくても作れますか？
作れます。日本語で AI に頼むだけで、データの表と画面を AI が作ります。直したい所も話しかけて直せます。
申し出の期限はどう計算しますか？
終了日と「何か月前まで」の値から判断の期限を計算し、近い順に並べます。契約書によって書き方が違うので、月数や日付は原本で確かめてから入れてください。
契約書の内容が妥当かどうかも見てくれますか？
このアプリは契約の台帳と期限を管理するためのものです。条文の内容が妥当かどうかの判断はしません。気になる契約は、社内の担当者や専門家に確認してください。
誰が使えますか？
アプリを作ったプロジェクトの管理者とメンバーが、同じアプリとデータを使えます。ゲストは使えません。
どのプランで使えますか？
ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。