稟議アプリを自作する方法｜申請から承認までの流れと決裁の記録をアプリにする

エクセル管理で起きがちなこと

• 稟議書が今だれの机にあるのかわからず、申請者が何度も確認して回る。
• 差し戻しの理由がメールや口頭で伝えられ、あとから経緯をたどれない。
• 金額によって承認する人が変わる決まりがあるのに、回す順番を間違えて出し直しになる。
• 決裁済みの稟議を探すとき、綴じたファイルやフォルダを一つずつ開くことになる。
• 稟議番号をエクセルで手で振っていて、番号の重複や抜けが起きる。

稟議アプリに必要な項目

表（データの置き場所）ごとに、最低限そろえたい項目です。エクセルの 1 シートが 1 つの表にあたります。

画面の構成

稟議一覧

稟議番号・件名・金額・状態を一覧にします。承認待ちのものは「今だれの番か」を横に出し、状態と区分で絞り込めます。

稟議の申請

件名・区分・金額・目的を入れる申請フォーム。金額を入れると、承認ルートの表から承認する人の順番を表示します。

稟議の詳細と承認

稟議の中身の横に、段ごとの承認の記録を並べます。今の段の承認者は、ここで承認・差し戻し・却下を選びコメントを残します。

決裁済みの台帳

決裁済みの稟議を決裁日の順に並べた台帳。期間・区分・申請者で絞り込み、金額の合計も確かめられます。

AIへの頼み方（そのまま使える指示文）

HARVASK のミニアプリで AI にこの文章を渡すと、上の項目と画面を持ったアプリを作ります。自社にない項目は消し、足りない項目は書き足してから渡してください。

稟議アプリを作ってください。

【データ】
- 稟議：稟議番号（R-年-連番で自動採番）、件名、区分（購入／契約／採用／出張／その他）、申請者、申請日、金額、目的・理由、状態
- 承認の記録：稟議、段、承認者、結果（承認／差し戻し／却下）、日時、コメント
- 承認ルート：区分、金額の下限、金額の上限、承認する人の順番

【ルール】
- 申請すると、区分と金額に合う承認ルートから承認する人の順番を決め、1 段目の承認待ちにしてください。
- 承認されたら次の段へ進め、最後の段まで承認されたら「決裁済み」にして決裁日を残します。
- 差し戻し・却下はコメント必須です。差し戻しは申請者が直して再申請でき、そのときは 1 段目からやり直します。
- 承認の記録はあとから書き換えません。

【画面】
1. 稟議一覧（状態・区分で絞り込み、承認待ちは今の段の承認者を表示）
2. 稟議の申請フォーム（金額を入れると承認する人の順番を表示）
3. 稟議の詳細と承認（段ごとの記録、承認・差し戻し・却下のボタン）
4. 決裁済みの台帳（期間・区分・申請者で絞り込み、金額の合計）

エクセルから移す手順

1. 1 エクセルの稟議台帳から、稟議番号・件名・区分・申請者・申請日・金額・決裁日の列だけを残し、CSV で保存します。
2. 2 社内の決裁基準（区分と金額ごとに、誰まで承認が要るか）を書き出し、承認ルートの表に入れる内容を決めます。
3. 3 上の指示文でアプリを作り、AI に「承認ルートをこの内容で登録して」「この CSV を決裁済みの稟議として取り込んで」と順に頼みます。過去分は承認の記録を作らず、決裁日だけ残せば十分です。
4. 4 途中まで回っている稟議は件数が少ないので、新しいアプリで申請し直してもらいます。
5. 5 「この日からの申請はアプリだけで受け付ける」と決めて社内に伝え、紙とエクセルの受付をやめます。

使いながら頼める改良

アプリは作ったあとも、AI に話しかけて直せます。たとえば次のような頼み方です。

• 「承認待ちの稟議を、承認する人ごとにまとめて表示して」
• 「申請者が自分の稟議だけを絞り込めるようにして」
• 「区分ごと・月ごとの稟議の件数と金額を集計した表を追加して」
• 「決裁後の実際の支払額を入れる欄を足して、稟議の金額と並べて比べられるようにして」
• 「決裁済みの台帳を CSV で書き出せるようにして」

HARVASK で作る流れ

1. 1. 頼む

   プロジェクトのミニアプリを開き、上の指示文を AI に渡します。

2. 2. AI が作る

   AI がデータの表と画面を作り、その場で動くアプリとして表示します。

3. 3. チームで使う

   プロジェクトのメンバーが同じアプリとデータを使えます。直したい所は AI に頼みます。

ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。

よくある質問

ほかの業務アプリ

• 経費管理アプリ 立て替えた経費を 1 件ずつ申請し、確認・承認・精算の状態を記録で追う。月末に精算書を集めて電卓で合計し直す作業を、申請の時点で整った記録に置き換えます。
• 発注管理アプリ 発注を明細ごとに持ち、入荷したら受け取った数を記録する。分納の残り、納期を過ぎた発注、仕入先ごとの発注残が、担当者に聞かなくても見える発注台帳にします。
• 契約書管理アプリ 契約ごとに相手先・期間・自動更新の有無・申し出の期限を持たせ、更新の判断が要る契約を期限の近い順に並べます。原本の保管場所も台帳から引けるようにします。

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