エクセル管理で起きがちなこと
- 売上のファイルが月ごとに分かれていて、前年同月や四半期の比較をするたびに数字を集め直している。
- 担当者別・取引先別の集計表を、毎月ピボットや関数で作り直している。
- どの売上が入金済みかがわからず、入金の確認や催促が遅れる。
- 出荷した日で計上する人と請求した日で計上する人がいて、月の締めの数字がぶれる。
- 経理が会計ソフトに入れた数字と、営業が見ている数字が合わない。
売上管理アプリに必要な項目
表（データの置き場所）ごとに、最低限そろえたい項目です。エクセルの 1 シートが 1 つの表にあたります。
売上
売上が立つたびに 1 行足します。計上日の基準（出荷日・納品日・検収日など）は社内で 1 つに決めておきます。
| 項目 | 種類 | メモ |
|---|---|---|
| 計上日 | 日付 | 社内で決めた基準の日 |
| 伝票番号 | テキスト | 重複不可 |
| 取引先 | テキスト | 表記を揃える |
| 区分 | 選択肢 | 商品・サービス・保守 など、集計したい単位 |
| 金額（税抜） | 数値 | |
| 消費税 | 数値 | 請求書に載せた額をそのまま入れる |
| 担当者 | テキスト | |
| 入金予定日 | 日付 | 取引先の支払い条件から決まる日 |
入金
入金があるたびに 1 行足し、どの売上の分かをひもづけます。まとめて入金された場合は売上ごとに分けて記録します。
| 項目 | 種類 | メモ |
|---|---|---|
| 入金日 | 日付 | |
| 売上 | 売上への参照 | 消し込む先 |
| 入金額 | 数値 | 税込 |
| 差額の理由 | テキスト | 振込手数料の差し引き など |
月の目標
担当者ごと・月ごとの売上目標。集計の画面で実績と並べます。
| 項目 | 種類 | メモ |
|---|---|---|
| 年月 | 年月 | |
| 担当者 | テキスト | |
| 目標金額 | 数値 | 税抜 |
画面の構成
売上一覧
計上日・取引先・担当者・区分で絞り込める一覧。入金済み・一部入金・未入金の別をバッジで表示します。
月次の集計
担当者ごとに今月の実績・目標・達成率・前年同月を並べます。区分別・取引先別にも切り替えられます。
入金待ちの一覧
入金が済んでいない売上を入金予定日の順に並べ、予定日を過ぎたものを目立たせます。取引先ごとの残高も出します。
入金の登録
取引先を選ぶと入金待ちの売上が並び、入金額を割り当てて消し込みます。差額があれば理由を残します。
AIへの頼み方（そのまま使える指示文）
HARVASK のミニアプリで AI にこの文章を渡すと、上の項目と画面を持ったアプリを作ります。自社にない項目は消し、足りない項目は書き足してから渡してください。
売上管理アプリを作ってください。 【データ】 - 売上：計上日、伝票番号（重複不可）、取引先、区分（商品／サービス／保守）、金額（税抜）、消費税、担当者、入金予定日 - 入金：入金日、売上、入金額、差額の理由 - 月の目標：年月、担当者、目標金額 【ルール】 - 売上ごとに「税込金額 − 入金額の合計」を残高として計算し、0 なら入金済み、一部だけなら一部入金、入金が無ければ未入金とします。 - 集計はすべて計上日で月に振り分け、金額は税抜で出してください。 - 入金予定日を過ぎても残高がある売上は、一覧で目立つ色にしてください。 【画面】 1. 売上一覧（計上日の範囲・取引先・担当者・区分で絞り込み、入金の状態を表示） 2. 月次の集計（担当者ごとの実績・目標・達成率・前年同月。区分別・取引先別に切り替え） 3. 入金待ちの一覧（入金予定日の順、取引先ごとの残高） 4. 入金の登録（取引先を選ぶと入金待ちの売上が並び、入金額を割り当てる）
エクセルから移す手順
- 1 月ごとのシートを 1 枚にまとめ、計上日・伝票番号・取引先・金額・担当者の列を揃えます。取引先名の表記ゆれはここで直します。
- 2 前年同月と比べたいので、少なくとも過去 13 か月分を CSV にします。
- 3 上の指示文でアプリを作り、AI に「この CSV を売上として取り込んで」と頼みます。
- 4 取り込んだ時点で入金が済んでいる売上は、「入金予定日が今日より前の売上は入金済みとして入金を作って」のように、ルールを決めて AI に頼みます。まだの分は入金待ちのまま残します。
- 5 月の目標を担当者ごとに CSV にして取り込み、翌月の締めから集計はアプリの画面で見るようにします。
使いながら頼める改良
アプリは作ったあとも、AI に話しかけて直せます。たとえば次のような頼み方です。
- 「取引先ごとに、過去 12 か月の売上を月別に並べた表を追加して」
- 「区分ごとの売上の構成比を、今期と前期で並べて表示して」
- 「入金予定日を過ぎた売上だけを、取引先と担当者ごとにまとめて表示して」
- 「売上一覧を、会計の担当に渡す形の CSV で書き出せるようにして」
- 「案件番号の欄を足して、案件ごとの売上の合計を出せるようにして」
HARVASK で作る流れ
-
1. 頼む
プロジェクトのミニアプリを開き、上の指示文を AI に渡します。
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2. AI が作る
AI がデータの表と画面を作り、その場で動くアプリとして表示します。
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3. チームで使う
プロジェクトのメンバーが同じアプリとデータを使えます。直したい所は AI に頼みます。
ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。
よくある質問
会計ソフトの代わりになりますか？
なりません。このアプリは営業や現場が売上と入金の状況を見るためのものです。帳簿や決算は会計ソフトで行い、数字の突き合わせに使ってください。
計上日はいつにすればいいですか？
出荷日・納品日・検収日など、社内の決まりに合わせてください。大事なのは全員が同じ基準で入れることです。迷う場合は経理の担当や顧問の専門家に確認してください。
まとめて振り込まれた入金はどう記録しますか？
入金の登録画面で取引先を選ぶと入金待ちの売上が並ぶので、入金額を売上ごとに割り当てます。振込手数料が引かれて少ない場合は、差額の理由を残しておきます。
今のエクセルのデータは移せますか？
移せます。月ごとのシートを 1 枚にまとめて CSV にし、AI に取り込みを頼みます。手順はこのページの「エクセルから移す手順」にまとめています。
どのプランで使えますか？
ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。