飲食店の経費管理アプリを自作する方法｜仕入れ・人件費・光熱費からFL比率を出す

エクセル管理で起きがちなこと

• 仕入れの請求書が月末にまとめて届くので、月の途中の食材原価がわからない。
• アルバイトの人件費を給与計算まで知らず、シフトを入れすぎた月に気づくのが翌月になる。
• 肉・野菜・酒類と仕入先ごとに納品書の束が分かれ、合計を出すのに手間がかかる。
• 水道光熱費の検針期間が月をまたぎ、どの月の費用として見るかが毎回ぶれる。
• おしぼり・洗剤・小さな修繕などをレジの現金から払い、記録が残らない。
• 売上の日報と経費の表が別のファイルで、FL 比率を出すたびに両方を開いて計算している。

飲食店の経費管理アプリに必要な項目

表（データの置き場所）ごとに、最低限そろえたい項目です。エクセルの 1 シートが 1 つの表にあたります。

画面の構成

今月の FL 比率

今月のフード・ドリンクの仕入れ、人件費、売上を並べ、F 比率・L 比率・FL 比率を出します。先月の同じ日までとも比べられます。

仕入れの記録

納品書を見ながら仕入先・区分・金額を入れていく画面。仕入先ごとの今月の合計も横に出します。

人件費

日ごとに、誰が何時間働いたかと人件費の見込みを並べます。売上に対する人件費の割合が高い日は色を変えます。

月別の経費

仕入れ・人件費・水道光熱費・家賃などを月ごとに並べた表。季節で光熱費がどれだけ変わるかも見られます。

AIへの頼み方（そのまま使える指示文）

HARVASK のミニアプリで AI にこの文章を渡すと、上の項目と画面を持ったアプリを作ります。自社にない項目は消し、足りない項目は書き足してから渡してください。

飲食店の経費管理アプリを作ってください。

【データ】
- 仕入先：名前、種類（精肉／青果／鮮魚／酒販／食品卸／その他）、締め日
- 仕入れ：納品日、仕入先、区分（フード／ドリンク／消耗品）、金額（税込）、支払方法（掛け／現金／振込）、納品書番号
- スタッフ：名前、区分（社員／アルバイト）、時給、日額（社員のみ）
- 人件費：日付、スタッフ、勤務時間、深夜の時間、人件費
- その他の経費：計上月、科目（水道光熱費／家賃／消耗品／修繕／広告／決済手数料／その他）、内容、金額、支払元（レジ現金／口座／カード）
- 月の売上：年月、売上、営業日数

【ルール】
- 人件費はアルバイトなら「時給 × 勤務時間」、社員なら日額で自動計算してください。
- F はフードとドリンクの仕入れの合計、L は人件費の合計とし、F 比率・L 比率・FL 比率を月の売上に対する % で出してください。月末の在庫の増減は見ない簡易の数字です。
- 月の途中は、前日までの売上と仕入れ・人件費で計算してください。

【画面】
1. 今月の FL 比率（F・L・売上と各比率、先月の同じ日までとの比較）
2. 仕入れの記録（登録フォームと、仕入先ごとの今月の合計）
3. 人件費（日ごとのスタッフと時間、日ごとの人件費）
4. 月別の経費（科目ごとに月を横に並べた表）

エクセルから移す手順

1. 1 今の経費の表から、仕入れ・人件費・その他の経費を別々のシートに分けます。仕入れは納品日・仕入先・金額の列があれば足ります。
2. 2 スタッフの名前・区分・時給を 1 枚の表にし、CSV で保存します。
3. 3 上の指示文でアプリを作り、仕入先とスタッフの CSV を AI に「取り込んで」と頼みます。
4. 4 仕入れと経費の CSV は、直近 3 か月分だけ取り込みます。月別の経費で、請求書や通帳の合計と合っているか確かめます。
5. 5 売上は月ごとの合計を入れるか、売上の日報がアプリにあれば AI に「月の売上はそこから集計して」と頼みます。
6. 6 1 か月は納品書の束と並行して入力し、月末の請求書の合計と仕入れの合計が合うことを確かめてから切り替えます。

使いながら頼める改良

アプリは作ったあとも、AI に話しかけて直せます。たとえば次のような頼み方です。

• 「仕入先ごとに、納品書の合計と月末の請求書の金額を突き合わせる画面を足して」
• 「月末の食材の棚卸し金額を入れる欄を足して、在庫の増減を入れた原価率も出して」
• 「曜日ごとの平均の人件費と売上を並べて、シフトを組むときに見られるようにして」
• 「レジ現金から払った経費だけを一覧にして、日ごとの合計を出して」
• 「2 店舗目の分も入れられるように、店舗の項目を足して店舗ごとに FL 比率を出して」

HARVASK で作る流れ

1. 1. 頼む

   プロジェクトのミニアプリを開き、上の指示文を AI に渡します。

2. 2. AI が作る

   AI がデータの表と画面を作り、その場で動くアプリとして表示します。

3. 3. チームで使う

   プロジェクトのメンバーが同じアプリとデータを使えます。直したい所は AI に頼みます。

ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。

よくある質問

ほかの業務アプリ

• 経費管理アプリ 立て替えた経費を 1 件ずつ申請し、確認・承認・精算の状態を記録で追う。月末に精算書を集めて電卓で合計し直す作業を、申請の時点で整った記録に置き換えます。
• 飲食店の売上管理アプリ レジの日計をそのまま写すのではなく、ランチ・ディナー・テイクアウトに分けて客数と天気と一緒に残します。「先週の同じ曜日」と比べられる売上日報にします。
• 飲食店の在庫管理アプリ 食材は「ケースで仕入れて、袋や本で数える」うえに、期限が毎日迫ります。仕入れと仕込みに期限を付けて残し、発注曜日の朝に定量との差を出し、月末の棚卸しから原価率まで出す形にします。
• 発注管理アプリ 発注を明細ごとに持ち、入荷したら受け取った数を記録する。分納の残り、納期を過ぎた発注、仕入先ごとの発注残が、担当者に聞かなくても見える発注台帳にします。

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