引き継ぎで起きがちなこと
- 発注の締め曜日と時刻を知らず、初週に欠品や過剰在庫を出してしまう
- 鍵の本数や警備会社への連絡方法がわからず、開店・閉店でつまずく
- 売上金の入金や釣り銭の準備の手順が口頭だけで、レジ締めの差異が続く
- アルバイトごとの出られる曜日や育成の進み具合が伝わらず、シフトが組めない
- 本部への日報・月報の出し方や締めを知らず、催促の連絡が来てから慌てる
- 設備業者やビル管理の連絡先が前任のスマホにしか入っていない
テンプレート：書く項目と書き方
見出しごとに、書く項目と何をどう書くかをまとめました。Excel 版には、このまま記入欄が付いています。
店舗の基本と一日の流れ
- 営業時間と開店・閉店の作業
- 開店 30 分前からの作業を時系列で。例: 9:30 解錠→警備解除→照明・空調→釣り銭準備→朝礼。閉店後も同じ形で書きます。
- 曜日・季節ごとの繁忙
- 「土日の 12〜14 時がピーク」「年末と連休前は来客が増える」など、人の配置に効く傾向を書きます。
- 定期の作業（清掃・点検・棚替え）
- 週次の清掃、月次の消火器点検の立ち会い、本部指示の棚替えの時期など、毎日ではない作業を並べます。
シフトとスタッフ
- シフトの作り方と締め
- 希望の集め方（紙・アプリ・グループ）、提出の締め日、確定の公開日、使っている表の場所を書きます。
- スタッフごとの勤務条件
- 出られる曜日・時間帯、扶養の範囲で働きたい人、テスト期間に休む学生など。個人情報なので書く範囲は社内規程に合わせます。
- アルバイトの育成状況
- 人ごとに「レジ一人立ち済み」「発注は未経験」「開店作業を教え中」などを一行で。次に教えることも添えます。
- 欠員が出たときの頼み先
- 急な欠勤時に声をかける順番、近隣店からの応援の頼み方、エリアマネージャーへの相談の目安を書きます。
発注と在庫
- 発注の曜日・締め時刻・納品日
- 取引先・カテゴリごとに表で。例: 食品は月・木の 11 時締め、翌日午前納品。日用品は水曜締めで金曜納品。
- 発注量の決め方
- 前週実績から決める、本部の推奨数を使う、天気やイベントで増減する、など店の判断基準を書きます。
- 棚卸しの時期と方法
- 月末・期末の棚卸し日、数える範囲、本部への提出方法、差異が出たときの確認先を書きます。
- 廃棄・返品のルール
- 期限切れ品の扱い、返品できる取引先と期限、廃棄の記録の付け方を書きます。
鍵・セキュリティ・設備
- 鍵の本数と保管場所
- 「表口 3 本（店長・副店長・金庫内）」のように本数と持ち主を書きます。合鍵を作るときの手続きも。
- 警備システムと異常時の連絡
- 警備会社名、解除・セットの手順、誤報時の連絡先を書きます。暗証番号そのものは書かず、渡し方（対面で口頭など）を書きます。
- 設備の不具合時の連絡先
- 冷蔵ケース・空調・POS・自動ドアなど、機器ごとの業者とビル管理の連絡先、保守契約の有無を書きます。
売上金とレジ
- レジ締めの手順
- 締める時刻、点検の帳票、過不足が出たときの記録と報告先を書きます。
- 売上金の入金と保管
- 入金する銀行と時間帯、夜間金庫の使い方、金庫に置いてよい上限、入金担当の決め方を書きます。
- 釣り銭の準備
- 両替の頻度と方法、釣り銭の基本セット（硬貨・紙幣の内訳）を書きます。
- キャッシュレス・金券の扱い
- 使える決済の種類、端末の日次処理、商品券やクーポンの受け取りと本部への送り方を書きます。
本部・周辺との関係
- 本部への報告（日報・月報）
- 何をいつ・どこへ出すか。例: 日報は閉店後にシステム入力、月次の人件費報告は翌月 3 日まで。
- エリアマネージャー・関係部署
- 誰に何を相談するか。販促は営業企画、採用は人事、などの窓口を書きます。
- 近隣・ビル・常連のお客さま
- テナント会の集まり、ゴミ出しのルール、配慮が要る常連さんのことなど、店の外との関係を書きます。
書き方のコツ
- 1 開店から閉店までを、時計の時刻つきで書くと抜けが見つかりやすくなります。
- 2 発注は文章より表が向いています。取引先 × 曜日の表にすると、新任でも一目で追えます。
- 3 暗証番号や金庫の番号は書きません。保管場所と、誰がどう渡すかだけを書きます。
- 4 スタッフの情報は「仕事に必要な範囲」に絞ります。家庭の事情などは書かずに口頭で伝えます。
- 5 「前の店ではこうだった」が通じないところ（この店だけの決まり）に印を付けておくと親切です。
最終日までの段取り
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異動の内示が出たら
一日の流れと発注表を書き出し、鍵・警備・金庫まわりの情報を整理する
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2 週間前
シフト表とスタッフの育成状況をまとめ、次の締め分までのシフトを確定させておく
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1 週間前
後任と開店・閉店・発注・レジ締めを一緒に回す。本部・エリアマネージャーに交代日を伝える
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最終出勤の 2〜3 日前
鍵の受け渡し、警備の登録者変更、銀行の入金担当の変更などを後任と済ませる
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交代後 1 か月
月末の棚卸しと月報の時期に、後任からの質問に答えられるようにしておく
最終日までの確認リスト
- 鍵の本数を後任と一緒に数え、受け渡しを記録した
- 警備会社の登録者・連絡先を後任に変更した
- 金庫の番号や暗証番号は、決めた方法で直接伝えた
- 次の発注の締め日と担当を後任と確認した
- 確定済みのシフトと、次回の希望の集め方を伝えた
- スタッフ全員に店長の交代を伝え、後任を紹介した
- 本部・エリアマネージャー・ビル管理に交代日を連絡した
- 売上金の入金と釣り銭の準備を後任が一人で回せることを確認した
AI に聞き取ってもらって書く
白紙から書くのが大変なら、HARVASK の引き継ぎエージェントか AI チャットにこの文章を渡してください。AI が順番に質問し、答えた内容を手順書（Wiki）にまとめます。手元の Excel や PDF の資料も読ませられます。まとめた内容は、使う前に人が確認します。
店長の引き継ぎ書を作りたいです。私に一つずつ質問して、開店から閉店までの流れ、シフトの組み方と締め、発注の曜日と締め時刻、鍵と警備の扱い（暗証番号は聞かずに保管場所と渡し方だけ）、売上金とレジ締め、アルバイトの育成状況、本部への報告を聞き取ってください。最後に、この引き継ぎ書の見出しに沿って Wiki にまとめ、毎週・毎月の作業は一覧にしてください。
引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランから使えます（フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500）。
よくある質問
スタッフの個人的な事情はどこまで書けばいいですか？
シフトに必要な範囲（出られる曜日や時間帯）にとどめるのがおすすめです。家庭や健康のことは引き継ぎ書に残さず、必要なら本人の了解を得て口頭で伝えます。扱いは社内規程に合わせてください。
本部のマニュアルがあるのに、引き継ぎ書は必要ですか？
必要です。本部のマニュアルは全店共通の内容です。引き継ぎ書には、発注の曜日、取引先、鍵の本数、スタッフの状況など、その店だけの情報を書きます。
暗証番号を引き継ぎ書に書いてはいけないのはなぜですか？
引き継ぎ書は印刷されたり共有されたりするためです。番号は書かず、保管場所と「対面で口頭で伝える」などの渡し方だけを書き、交代後に番号を変えるかどうかも決めておきます。
急な異動で時間がありません。何から書けばいいですか？
鍵と警備、売上金の入金、発注の締め、この 3 つが止まると店が回りません。まずこの 3 つを書き、シフトと育成状況は後から足します。
料金プランによって使える機能は違いますか？
引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランを含むすべてのプランで使えます。フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500（月ごとの配布はなし）です。