受付の引き継ぎ書テンプレート（Excel）｜来客・電話・郵便・会議室・入館の決まり

引き継ぎで起きがちなこと

• 代表電話の取り次ぎ先がわからず、お客さまを待たせてしまう
• 営業電話や問い合わせの断り方の決まりが伝わらず、担当者に回してしまう
• 書留や宅配便の受け取りと社内での配り方がわからず、届いたものが行方不明になる
• 入館証の貸し出しや返却の記録があいまいで、セキュリティの確認ができない
• 会議室の予約の重なりや、応接室の準備の決まりが伝わらない

テンプレート：書く項目と書き方

見出しごとに、書く項目と何をどう書くかをまとめました。Excel 版には、このまま記入欄が付いています。

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書き方のコツ

1. 1 電話や来客の言い回しは、実際に使っている言葉のまま書くと後任がすぐ真似できます。
2. 2 取り次ぎ先の一覧は、部署名より「用件」で引けるようにすると使いやすくなります。
3. 3 書留や重要郵便は、受け取りから手渡しまでの記録の付け方を必ず書きます。
4. 4 セキュリティに関わる番号（入館のコードなど）は書かず、保管場所と渡し方を書きます。
5. 5 迷ったときの相談先（総務の誰か）を見出しごとに一人書いておくと安心です。

最終日までの段取り

1. 1 か月前

   一日の流れと、電話・来客・郵便の決まりを書き出す

2. 2 週間前

   取り次ぎ先の一覧と入館証の記録を最新にする

3. 1 週間前

   後任に受付に立ってもらい、隣で電話と来客の対応を見守る

4. 3 日前

   ビル管理・郵便局・宅配業者など、外の窓口に担当交代を伝える

5. 最終日

   入館証・鍵・備品の在庫を後任と一緒に数える

最終日までの確認リスト

• 代表電話の受け方と取り次ぎ先の一覧を後任に渡した
• 書留・宅配便の受け取りと配り方を一緒に行った
• 来客用の入館証の枚数を数え、記録を渡した
• 会議室の予約システムの権限を後任に付けた
• 緊急時の連絡先と受付の役割を伝えた
• 社内に受付の担当交代を知らせた
• セキュリティに関わる番号を、決めた方法で直接伝えた

AI に聞き取ってもらって書く

白紙から書くのが大変なら、HARVASK の引き継ぎエージェントか AI チャットにこの文章を渡してください。AI が順番に質問し、答えた内容を手順書（Wiki）にまとめます。手元の Excel や PDF の資料も読ませられます。まとめた内容は、使う前に人が確認します。

会社の受付の引き継ぎ書を作りたいです。順番に質問して、来客の迎え方、代表電話の受け方と取り次ぎ先、営業電話の断り方、郵便・書留・宅配便の受け取りと配り方、会議室の予約と準備、入館証とビルの入館ルール、緊急時の対応を聞き取ってください。入館のコードなどの番号は聞かず、保管場所と渡し方だけを記録してください。最後に、引き継ぎ書の見出しに沿って Wiki にまとめ、来客からよく聞かれる質問と答えも一覧にしてください。

引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランから使えます（フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500）。

よくある質問

ほかの引き継ぎ書テンプレート

• 引き継ぎ書テンプレート 引き継ぎ書は「後任が一人で回せるか」で出来が決まります。担当業務の一覧、手順、関係者、進行中の案件、アカウントの順に書けば、抜けが減ります。Excel のテンプレートをそのまま使えます。
• 秘書の引き継ぎ書テンプレート 秘書の引き継ぎで一番伝わりにくいのは「この役員なら、こうする」という勘所です。予定の入れ方、来客の迎え方、出張の好み、贈答の相手先を、後任が役員に聞き返さずに済む形で残します。
• 総務の引き継ぎ書テンプレート 総務の仕事は「何かあったら総務へ」の積み重ねで、範囲が広く書き出しにくいものです。契約の更新月、鍵の本数、入社の日にそろえる物、行事の手配先を表にしておけば、後任が初めての季節でも迷いません。
• 事務の引き継ぎ書テンプレート 事務の仕事は一つひとつは短くても、決まり事の数が多いのが特徴です。帳票の書き方、電話の取り次ぎ方、郵便の振り分け、発注のタイミングを「いつ・何を・誰に」で並べれば、後任は初日から席に座って回せます。

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