秘書の引き継ぎ書テンプレート（Excel）｜役員の予定・好み・来客・出張・贈答

引き継ぎで起きがちなこと

会議を詰め込みすぎて、移動や準備の時間がない予定を組んでしまう
役員の好み（座席・食事・移動手段）が伝わらず、出張や会食で気まずい思いをさせる
お歳暮や年賀状の送り先リストがどれが最新かわからない
社外の重要な方からの電話に、取り次ぐべきか判断できない
慶弔の対応ルール（金額の目安・供花の手配先）がわからず、急ぎの場面で迷う

テンプレート：書く項目と書き方

見出しごとに、書く項目と何をどう書くかをまとめました。Excel 版には、このまま記入欄が付いています。

予定の組み方

予定を入れるときのルール: 「会議の間は 15 分空ける」「月曜午前は社内会議のみ」「会食は週 2 回まで」など、役員と決めている決まりを書きます。
優先順位の付け方: 重なったときに何を優先するか。例: 取締役会＞顧客＞社内。本人に確認が必要なケースも書きます。
定例の予定: 取締役会・経営会議・朝礼など、毎週・毎月決まっている予定と準備物を一覧にします。
予定の共有の仕方: カレンダーの公開範囲、前日の夕方に翌日の予定を伝えるなど、役員への伝え方を書きます。

役員の好みと決まりごと

移動と座席: タクシー・社用車・電車の使い分け、新幹線や飛行機の座席の好み（通路側など）を書きます。
食事と会食: 苦手な食べ物・アレルギー、よく使う店、会食の予算の目安を書きます。健康に関わる情報は、本人の了解を得た範囲にとどめます。
書類と連絡の受け方: 紙で読みたいか、要点だけ先に知りたいか、連絡はチャットか口頭かなど、報告の仕方の好みを書きます。

来客と電話

来客の迎え方: 受付からの案内、使う応接室、お茶の出し方、手土産を受け取ったときの扱いを書きます。
取り次ぐ相手・取り次がない相手: 「この方はいつでもつなぐ」「営業の電話は用件を聞いて折り返し」など、相手の区分を書きます。
重要な社外の方: 取引先の役員、顧問、関係団体などの一覧。役員との関係と、最近のやりとりを短く書きます。

出張の手配

手配の手順と使うサービス: 出張の申請、交通・宿泊の予約方法、法人契約の旅行会社の有無と担当者を書きます。
よく使う宿泊先・交通: 出張先ごとに定宿や好みの便を書きます。キャンセル料が発生する期限も添えます。
出張後の精算: 領収書の受け取り方、精算の締め日、経理への回し方を書きます。

贈答と慶弔

季節の贈答の送り先: お中元・お歳暮・年賀状の送り先リストの場所、贈る品の決め方、発送の締め時期を書きます。
いただいたものへのお礼: 礼状の出し方、お返しの目安、記録の付け方を書きます。
慶弔の対応: 連絡を受けたときの流れ、供花・弔電の手配先、金額の目安を決めている社内規程の場所を書きます。

その他の定例業務

役員の経費・立替の管理: 役員のカード利用の確認、立替精算の取りまとめ、締め日を書きます。
会議の準備と議事録: 取締役会の資料の集め方・配布の期限、議事録を誰が作るかを書きます。
名刺と連絡先の管理: いただいた名刺の整理方法、連絡先リストの保管場所と更新ルールを書きます。

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書き方のコツ

1 好みは「〜らしい」ではなく、本人から聞いた・実際に頼まれたことを書きます。
2 役員の個人的な情報は、仕事に必要な範囲だけにします。迷うものは本人に確認してから書きます。
3 送り先リストや連絡先は引き継ぎ書に貼らず、本体ファイルの場所と最終更新日を書きます。
4 過去にうまくいかなかったこと（予定の重複、手配の行き違い）も、再発しないための注意として書きます。
5 年間の行事（株主総会、年末年始の挨拶、季節の贈答）は月ごとの表にすると後任が先回りできます。

最終日までの段取り

1 か月前

予定の組み方のルールと役員の好みを書き出し、役員本人に内容を確認してもらう
3 週間前

贈答・年賀状の送り先リストと、取り次ぐ相手の一覧を最新にする
2 週間前

後任に予定の調整や来客対応を任せ、隣で見ながら補う
1 週間前

旅行会社・よく使う店・重要な社外の方に担当交代を伝える
交代後

次の贈答シーズンや株主総会の時期に、後任の問い合わせに答える

最終日までの確認リスト

役員本人と後任の三者で、予定の組み方を確認した
カレンダーの編集権限を後任に付けた
直近 1 か月の予定と出張の手配状況を後任に渡した
贈答の送り先リストの場所と、次の発送時期を伝えた
取り次ぐ相手・取り次がない相手の一覧を渡した
旅行会社や会食の店に担当交代を連絡した
役員の立替精算で、未処理のものがないことを確かめた

AI に聞き取ってもらって書く

白紙から書くのが大変なら、HARVASK の引き継ぎエージェントか AI チャットにこの文章を渡してください。AI が順番に質問し、答えた内容を手順書（Wiki）にまとめます。手元の Excel や PDF の資料も読ませられます。まとめた内容は、使う前に人が確認します。

AI に渡す文章

役員秘書の引き継ぎ書を作りたいです。順番に質問して、予定の組み方のルールと優先順位、役員の好み（移動・座席・食事・報告の受け方）、来客と電話の取り次ぎ方、出張の手配、お中元・お歳暮・年賀状・慶弔の対応、定例の業務を聞き取ってください。健康や家庭のことは、本人が了解している範囲だけにしてください。最後に、引き継ぎ書の見出しに沿って Wiki にまとめ、年間の行事を月ごとの表にしてください。

HARVASK を無料で始める

引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランから使えます（フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500）。

よくある質問

複数の役員を担当しています。

役員ごとに「予定の組み方」と「好みと決まりごと」の見出しを分けて書くのがおすすめです。来客や贈答のように共通の部分は一つにまとめます。

役員の好みを書くのは失礼になりませんか？

仕事に必要な範囲であれば、後任が同じ質問を役員に繰り返さずに済むので役員のためにもなります。書いた内容は役員本人に一度見てもらうと安心です。

慶弔の金額の目安はどこまで書くべきですか？

社内規程や前例がある場合は、その資料の場所を書きます。規程がない場合は、過去の対応を記録として残し、判断は役員や総務と相談してください。

秘書の仕事は感覚的なものが多く、書き出しにくいです。

直近 1 か月のカレンダーを見ながら「この予定はなぜここに入れたか」を一つずつ書くと、ルールが自然に出てきます。AI に質問してもらいながら書く方法もあります。

料金プランによって使える機能は違いますか？

引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランを含むすべてのプランで使えます。フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500（月ごとの配布はなし）です。

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