引き継ぎで起きがちなこと
- 受付から会計までの院内の流れが口頭だけで、混み合う時間帯に案内が止まる
- 月末・月初のレセプトの作業日程が共有されず、提出期限の直前に慌てる
- 返戻や査定の対応の経緯がわからず、どこまで進んでいるか後任が追えない
- 院長や看護師との決まりごと（予約の入れ方、急患の受け方）が伝わらない
- レセコンや電子カルテ、検査会社などの業者の連絡先がわからない
テンプレート：書く項目と書き方
見出しごとに、書く項目と何をどう書くかをまとめました。Excel 版には、このまま記入欄が付いています。
受付から会計までの流れ
- 受付の手順
- 来院から問診票の記入、保険証・マイナ保険証・受給者証の確認、カルテの準備までを順に書きます。初診と再診で分けます。
- 予約と順番の決まり
- 予約の取り方、予約外の患者さんの受け方、急患や発熱の方の案内の仕方など、院内で決まっていることを書きます。
- 会計と次回予約
- 会計の流れ、使える支払い方法、領収書・明細書の渡し方、処方箋の扱い、次回予約の入れ方を書きます。
- 混み合うときの動き方
- 曜日・時間帯ごとの混雑と、そのときの役割分担（受付・会計・電話）を書きます。
保険と公費の確認
- 資格確認の手順
- オンライン資格確認の端末の使い方、確認できなかったときの院内での対応の決まりを書きます。
- よく来る公費・助成
- この院でよく扱う公費や自治体の医療費助成と、受給者証の確認で気をつける点を書きます。判断に迷うものは、院内の担当や所管の窓口に確認する前提で書きます。
- 自費の項目と料金表
- 健診・予防接種・文書料など自費の項目と、料金表の場所を書きます。
月末の締めとレセプト
- 月末・月初の作業日程
- 日付つきで並べます。例: 月末にその月の入力を締める → 月初に点検 → 院長の確認 → 提出期限までに送信。院の実際の日程で書きます。
- 点検のやり方と院長確認
- 点検で見るところ、院長や医師に確認を依頼する方法と締め切りを書きます。請求の判断は院長・担当者が決めることを前提にします。
- 返戻・査定の対応状況
- 返戻・査定のあった件の一覧と対応の段階、再提出の予定を書きます。患者さんの個人情報は書かず、管理番号などで示します。
- 日次・月次の締め
- 日計表の作り方、レジ金の確認、月次の売上の集計と報告先を書きます。
院内の決まりとシステム
- 院内のルール
- 電話の取り次ぎ、カルテや書類の持ち出し、個人情報の扱い、感染対策での受付の動き方など、院内で決まっていることを書きます。
- 使っているシステム
- レセコン・電子カルテ・予約システムの名前と、よく使う操作、困ったときのマニュアルの場所を書きます。
- 書類の作成と受け渡し
- 診断書・紹介状などの依頼の受け方、医師への回し方、お渡しまでの日数の目安、文書料を書きます。
関係先と連絡先
- 業者の連絡先
- レセコン・電子カルテ・検査会社・医薬品卸・清掃などの業者と連絡先、保守契約の有無を書きます。
- 外部の相談先
- 請求や制度で困ったときに相談している先（審査支払機関の窓口、医師会、委託先など）を書きます。
- 近隣の医療機関・薬局
- 紹介先としてよく使う医療機関、近くの薬局の連絡先と、やりとりの決まりを書きます。
書き方のコツ
- 1 患者さんの名前や病名は引き継ぎ書に書きません。必要なときは管理番号で示します。
- 2 保険請求や制度の扱いは断定せず、「院長に確認」「○○に問い合わせ」など、確認先を書きます。
- 3 月末・月初の作業は、日付と担当を入れたカレンダー形式にすると抜けが出にくくなります。
- 4 窓口の流れは、実際の動線（受付→待合→診察室→会計）の順に書きます。
- 5 システムの操作は手順書があれば場所だけを書き、この院だけの使い方を書き足します。
最終日までの段取り
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1 か月前
受付から会計までの流れと、月末・月初の作業日程を書き出す
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3 週間前
返戻・査定の対応状況と、院内の決まりを整理する
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2 週間前
後任に窓口と会計を任せ、混み合う時間帯を一緒に回す
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月末・月初
レセプトの点検から提出までを後任と一緒に一度通して行う
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1 週間前
業者の連絡先と、システムのアカウントを後任に渡す
最終日までの確認リスト
- 後任が受付から会計までを一人で回せることを確かめた
- 次の月末・月初の作業日程と担当を後任と確認した
- 返戻・査定の対応中の件をすべて後任に渡した
- レセコン・電子カルテ・予約システムのアカウントを後任に用意した
- 業者と外部の相談先の連絡先一覧を渡した
- 院長・看護師に担当交代を伝えた
- 引き継ぎ書に患者さんの個人情報が書かれていないことを確かめた
AI に聞き取ってもらって書く
白紙から書くのが大変なら、HARVASK の引き継ぎエージェントか AI チャットにこの文章を渡してください。AI が順番に質問し、答えた内容を手順書（Wiki）にまとめます。手元の Excel や PDF の資料も読ませられます。まとめた内容は、使う前に人が確認します。
医療事務の引き継ぎ書を作りたいです。一つずつ質問して、受付から会計までの流れ、保険証や受給者証の確認の手順、予約の決まり、月末・月初のレセプトの作業日程、返戻・査定の対応状況、院内の決まり、使っているシステム、業者や相談先の連絡先を聞き取ってください。患者さんの個人情報は聞かないでください。診療や保険請求の判断は断定せず、私が話した内容と確認先だけを記録してください。最後に、引き継ぎ書の見出しに沿って Wiki にまとめ、月末・月初の作業を日付順の表にしてください。
引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランから使えます（フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500）。
よくある質問
AI にレセプトの点検をさせてもよいですか？
この引き継ぎ書の作成では、AI は業務の聞き取りと整理に使います。保険請求の判断や点検の結果は、院長や担当者が確認してください。
患者さんの情報はどう扱えばいいですか？
引き継ぎ書には患者さんの名前や病名を書かず、必要なときは管理番号で示します。AI にも個人情報は入力しないでください。扱いは院内の規程に合わせます。
診療報酬の改定があった年は何を書けばいいですか？
改定で院内のやり方が変わったところと、参考にした資料の場所、確認した相手を書きます。改定内容の解釈は引き継ぎ書で断定せず、公式の資料や専門家で確認する書き方にします。
受付だけを担当する人への引き継ぎにも使えますか？
使えます。「受付から会計までの流れ」と「院内の決まり」を中心に書き、レセプトの見出しは担当する人の分だけにします。
料金プランによって使える機能は違いますか？
引き継ぎエージェントと Wiki はフリープランを含むすべてのプランで使えます。フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500（月ごとの配布はなし）です。