事務のAI活用｜データの整理・転記・書類の下書きをAIで進める方法

事務で時間を取られていること

• 部署ごとに書き方が違う顧客リストを1つにまとめるとき、「(株)」と「株式会社」、全角と半角などの表記ゆれ直しに時間がかかる
• 受注のたびに、注文内容を社内の様式に書き写し、在庫・出荷・請求の各担当に回している
• 送付状、案内文、お詫び文など、毎回少しずつ違う定型文書をゼロから書いている
• 取引先の Web の管理画面や受発注サイトに、手元の表から1件ずつ転記している
• 自分しか知らない処理が多く、休むと仕事が止まる

作業ごとの使い方と指示文

次の顧客リストの表記をそろえてください。ルール：会社名は「株式会社」を正式表記にして前株・後株は元のまま、英数字は半角、電話番号はハイフン区切り、住所の番地は「1-2-3」形式。そのうえで、会社名や電話番号から同じ会社の可能性がある行を別の表にしてください。統合はしないでください。

次の注文内容を受注票の形に整理してください。項目は、取引先名、注文日、品番、品名、数量、単価、希望納期、納品先です。前回の注文と比べて数量や単価が大きく違うもの、記載が足りない項目があれば「要確認」として最後にまとめてください。

Wiki の「社外文書の型」にある送付状の形で、次の内容の送付状を作ってください。宛先：サンプル商事 総務部 山田（サンプル）様／同封物：請求書1部、納品書1部／用件：10月分のご請求。時候のあいさつは10月に合うものにしてください。

受発注サイトの「出荷予定の登録」画面を開き、添付した表の1行目から5行目までの内容を、品番・数量・出荷予定日の欄に入力してください。登録ボタンは押さずに、入力した画面を見せて止まってください。

毎週月曜の9時に、受注プロジェクトの課題を読んで、先週（月〜日）の受注件数、取引先別の件数、キャンセル件数を表にしてください。前の週との差も載せてください。

私の事務作業の手順書を作りたいです。毎日・毎週・毎月の作業に分けて、順番に質問してください。使っている表やシステム、誰から何を受け取って誰に渡すか、間違えやすいところも聞いてください。最後に Wiki の手順書の案にまとめてください。

始め方

1. 1 一日の作業を書き出し、「毎回同じ形」「ルールで決まる」作業に印を付ける
2. 2 表の整形や文書の下書きなど、AI チャットに貼るだけで試せるものから1つ始める
3. 3 社外文書の型や、よく使う表の書き方のルールを Wiki に置く
4. 4 毎週の集計など、決まった日の作業を定期タスクにする
5. 5 引き継ぎエージェントで自分の手順書を作り、休みの日の代わりを頼める状態にする

AI に任せないこと・人が確かめること

• 金額・数量・宛先・日付は、AI の出力をそのまま使わず、元の書類と照らして確認してください
• ブラウザエージェントでの入力は、登録・送信の前に人が画面を確認します
• 顧客の名前や連絡先などの個人情報を扱う表は、AI に渡す範囲と、見られる人の範囲を決めてから使ってください
• 取引先に出す文書は、事務担当か上長が読んでから送ります
• 重複データの統合や削除は、AI の候補をもとに人が判断します

AIチャット・ワークフロー・定期タスク・Wiki はフリープランから使えます（フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500）。ミニアプリとブラウザエージェントはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上です。

よくある質問

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