学習塾のAI活用|保護者への連絡文・面談記録・講師マニュアル

授業の準備より、保護者への連絡や面談の記録、講師の育成に時間が取られている教室長は少なくありません。このページは事例ではなく、明日から試せる作業ごとの使い方と指示文です。生徒の進路や指導の判断は人が持ち、文章づくりと整理を AI に手伝わせます。

学習塾で時間を取られていること

  • 休講・振替・講習の案内など、保護者への連絡文を毎回ゼロから書いている
  • 三者面談の記録が教室長のノートにしかなく、担当講師と共有できていない
  • 学生講師の入れ替わりが多く、授業の進め方や報告の書き方を何度も説明している
  • 講師の授業報告がばらばらの書式で届き、生徒ごとの様子を追うのが大変
  • 夏期・冬期講習と受験期に、時間割と連絡の作業が一度に押し寄せる

作業ごとの使い方と指示文

1. 保護者への連絡文の下書き

使う機能:AIチャット
今のやり方
台風での休講、模試の案内、講習の申込みのお願いなどを、教室長が過去の文面を探して書き直しています。
AI を使うと
伝えたい要点を箇条書きで渡すと、AI が保護者向けの丁寧な連絡文の下書きを作ります。日時や金額は人が確かめてから、いつもの手段で送ります。
指示文
保護者向けの連絡文の下書きを作ってください。内容は、10月20日(月)は台風の接近のため全学年休講、振替授業は10月25日(土)に実施、都合が合わない場合は教室まで連絡、です。丁寧ですが長すぎない文にし、日時は文中で2回くり返さないでください。

2. 三者面談の記録の要約

使う機能:AIチャット
今のやり方
面談中のメモをあとで清書し、志望校・成績の推移・家庭の要望を講師に口頭で伝えています。
AI を使うと
テキストにした面談メモを渡すと、AI が「生徒の様子」「保護者の要望」「塾としての次の対応」に分けて要約します。進路の判断や合否の見通しは書かせません。
指示文
以下は中学3年生の三者面談のメモです。①生徒本人の話 ②保護者の要望 ③塾として次にやること(担当・時期)④次回の面談までに確認すること、に分けて要約してください。合否の見通しや進路のすすめは書かないでください。メモに無いことは補わないでください。

3. 講師向けマニュアルをつくる

使う機能:引き継ぎエージェント
今のやり方
新しい学生講師が来るたびに、授業の始め方、宿題の出し方、報告の書き方、休むときの連絡を口で教えています。
AI を使うと
引き継ぎエージェントが教室長に順番に質問し、講師向けマニュアルの案にまとめます。今ある紙のマニュアル(Word・PDF)も読ませられます。人が確認してから Wiki に載せます。
指示文
学生講師向けのマニュアルを作りたいです。私に順番に質問して、出勤から授業開始まで、授業の流れ、宿題と小テストの扱い、授業報告の書き方、保護者から質問されたときの対応、欠勤と遅刻の連絡、生徒の個人情報の扱いを聞き取ってください。Wiki の案にまとめてください。

4. 講師の質問に Wiki で答える

使う機能:Wiki
今のやり方
授業前に「振替の生徒はどの教材?」「報告はどこに書く?」と講師に聞かれ、教室長の手が止まります。
AI を使うと
マニュアルを Wiki に置いておけば、講師の質問に AI が Wiki を読んで答えます。書かれていないことは「記載なし」と返すよう頼んでおきます。
指示文
Wiki の講師マニュアルを読んで答えてください。振替授業の生徒が来たとき、教材と授業報告はどう扱いますか。Wiki に書かれていないことは「記載なし」と答えてください。

5. 授業報告を週ごとにまとめる

使う機能:定期タスク
今のやり方
講師の授業報告を一枚ずつ読み、気になる生徒を教室長がメモしています。
AI を使うと
授業報告を課題に書いてもらう運用にすると、毎週決まった曜日に AI が生徒別の様子と、宿題の未提出が続く生徒などを一覧にします。対応を決めるのは教室長です。
指示文
毎週土曜の夜に、今週の授業報告を生徒別にまとめてください。扱った単元、宿題の提出状況、講師のコメントを短く並べ、宿題の未提出が2回以上続いた生徒と、講師が「要相談」と書いた生徒を先頭にしてください。

6. 講習の振替申請を受け付ける小さなアプリ

使う機能:ミニアプリ(ベーシック以上)
今のやり方
講習期間の振替の希望を電話や紙で受け、時間割の Excel に手で書き込んでいます。
AI を使うと
日本語で頼むと、振替の希望を登録して日付ごとに一覧できる小さな業務アプリを作れます。席の割り当ての確定は教室長が行います。
指示文
講習期間の振替希望を受け付けるアプリを作ってください。生徒名・学年・元の授業日時・希望日時(第1・第2希望)・科目・メモを登録でき、希望日時ごとの人数が一覧で見られるようにしてください。

始め方

  1. 1 最近送った保護者向けの連絡を1つ選び、AI チャットで下書きを作り直して比べてみます
  2. 2 生徒の名前を伏せた面談メモで、要約の形が使えるかを試します
  3. 3 引き継ぎエージェントで講師マニュアルの案を作り、教室長が確認して Wiki に載せます
  4. 4 授業報告の書き方を1つに決めてから、週ごとのまとめを定期タスクにします
  5. 5 講習前に振替の受付が負担になっているなら、ミニアプリを検討します

AI に任せないこと・人が確かめること

  • 生徒の氏名・成績・家庭の事情は未成年の個人情報です。必要な範囲だけを入力し、見られるメンバーを教室長や担当講師に絞ります
  • 志望校や進路のすすめ、合否の見通しは AI に書かせません。生徒と保護者の話を聞いて人が判断します
  • 保護者への連絡は、日時・金額・持ち物を人が確かめてから送ります
  • 成績が上がる、合格できるといった約束の表現が下書きに入っていないかを確認します
  • 講師マニュアルの内容は、教室のルールや本部の方針と合っているかを教室長が確認します

AIチャット・ワークフロー・定期タスク・Wiki はフリープランから使えます(フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500)。ミニアプリとブラウザエージェントはベーシックプラン(月額 20,000 円・税込)以上です。

よくある質問

学生講師にもアカウントが必要ですか?

Wiki のマニュアルを読んで AI に質問したり、授業報告を課題に書いたりするにはメンバーとして参加してもらいます。フリープランは 1 名までなので、講師も使う場合は有料プランを検討してください。

保護者への連絡を AI が自動で送ってくれますか?

送りません。AI が作るのは下書きまでで、送るのはいつもの連絡手段から人が行います。

生徒の成績を入力しても大丈夫ですか?

塾の個人情報の取り扱いのルールに照らして決めてください。名前を伏せたり学年と番号に置き換えたりしても、要約や整理には使えることが多いです。

料金プランはどれが必要ですか?

AIチャット・ワークフロー・定期タスク・Wiki はフリープランから使えます。フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500(月ごとの配布はなし)です。ミニアプリとブラウザエージェントはベーシックプラン(月額 20,000 円・税込)以上です。