採用のAI活用|求人票の下書き・応募者対応の文面・面接記録の整理の使い方と指示文

求人票を媒体ごとに書き直す、応募者への連絡文を一通ずつ考える、面接官ごとにばらばらな記録をまとめる。採用担当の作業ごとに、AIの使い方とそのまま使える指示文を載せました。合否と送信は人が行います。

採用で時間を取られていること

  • 同じ職種の求人票を、求人媒体や自社の採用ページごとに文字数や項目を合わせて書き直している
  • 書類選考の結果連絡、面接日程の調整、辞退への返信など、応募者への文面を一通ずつ考えている
  • 面接官ごとに記録の書き方が違い、選考会議の前に読み比べて論点を揃えるのに時間がかかる
  • 現場の部署から「どんな人がほしいか」を聞き出すのに何度も打ち合わせが必要になる
  • 採用の手順や過去の判断の経緯が担当者の頭の中にあり、繁忙期に人を足しても回らない

作業ごとの使い方と指示文

1. 求人票の下書き

使う機能:AIチャット
今のやり方
現場の要望メモをもとに、仕事内容・必須条件・歓迎条件・働き方を一から書き、媒体ごとの文字数に合わせて削っている。
AI を使うと
現場からのメモと既存の求人票を渡すと、仕事内容を具体的な1日の流れに落とした下書きが出ます。媒体ごとの文字数に合わせた短縮版も作れます。給与や労働条件の表記、年齢・性別に関わる表現は人が確認します。
指示文
次の現場メモをもとに、経理スタッフの求人票の下書きを作ってください。項目は、仕事内容(1日の流れの例を含む)、必須条件、歓迎条件、働き方、選考の流れです。メモにない給与・勤務時間・休日は書かず【要確認】としてください。年齢や性別を限定する表現は使わないでください。最後に300字の短縮版もつけてください。

(現場メモを貼り付け)

2. 応募者対応の文面づくり

使う機能:Wiki
今のやり方
書類選考の通過・見送り、面接日程の候補、辞退への返信を、状況に合わせて毎回文面を考えている。言い回しが担当者ごとに違う。
AI を使うと
場面ごとの文面のひな形と社内の言い回しのルールをWikiに置いておくと、AIが状況に合わせた文面の下書きを作ります。送るのは担当者が内容を確認してからです。見送りの理由など、書いてよい範囲もWikiに決めておくと迷いが減ります。
指示文
Wikiの「応募者連絡のひな形」に沿って、一次面接の日程候補を案内する文面の下書きを作ってください。候補日は10月21日(火)14時、22日(水)10時、24日(金)16時、オンライン面接です。応募者名は「山田(サンプル)様」としてください。丁寧ですが長すぎない文面にしてください。

3. 面接の記録の整理

使う機能:AIチャット
今のやり方
面接官がそれぞれのメモを残し、採用担当が選考会議の前に読み比べて、評価の観点ごとに要約し直している。
AI を使うと
面接の記録を渡すと、AIが評価の観点(経験・スキル・志向・懸念点)ごとに整理し、面接官の間で評価が分かれている点を挙げます。合否の判断はせず、会議で話し合う論点の整理までに使います。
指示文
次の面接官2名の記録を、評価項目(業務経験、スキル、仕事の進め方、志望動機、懸念点)ごとに整理してください。面接官の間で評価が分かれている点と、次の面接で確認すべき質問を3つ挙げてください。合否の判断や推薦はしないでください。

(面接記録を貼り付け。氏名はイニシャルや番号に置き換える)

4. 選考の流れを揃える

使う機能:ワークフロー
今のやり方
書類選考から内定までの手順が担当者ごとに少しずつ違い、誰が何を確認したか、どこで止まっているかがわかりにくい。
AI を使うと
書類確認、面接官の評価入力、責任者の承認といった工程をワークフローにつなげると、各選考の進み具合と担当が見えます。承認の工程で差し戻しもできます。応募者への連絡は担当者が確認して送ります。
指示文
中途採用の選考ワークフローを作りたいです。1. 採用担当が書類を確認、2. 面接官が評価を記入、3. AIが記録を評価項目ごとに要約、4. 採用責任者が次の選考に進めるか承認(差し戻し可)の順にしてください。各工程で必要な入力項目を提案してください。

5. 現場とのすり合わせから宿題を拾う

使う機能:議事録からタスク化
今のやり方
求める人物像のすり合わせ会議で決まったこと(求人票の修正、面接官の割り当て、媒体の追加など)がメモに残るだけで、誰がやるのか曖昧になる。
AI を使うと
会議の議事録を取り込むと、AIがやることをタスクにして担当と期限の案を出します。採用担当が確認して登録すれば、募集開始までの準備の抜けに早く気づけます。
指示文
この「営業職の採用キックオフ」の議事録から、募集開始までに必要なタスクを抜き出してください。求人票の作成、面接官の決定、媒体の手配、選考基準の文書化に分けて、担当者と期限の案をつけてください。

6. 採用の手順を手順書にまとめる

使う機能:引き継ぎエージェント
今のやり方
媒体の管理画面の操作、日程調整のやり方、内定時の書類の流れなどが担当者の経験に頼っていて、新しく入った人に教えるのに時間がかかる。
AI を使うと
引き継ぎエージェントが担当者に順番に質問して、採用業務の手順をWikiの手順書と、定期的な作業の案にまとめます。既存のExcelやWordの資料も読ませられます。作った案は人が確認してから使います。
指示文
中途採用の担当業務を手順書にしたいです。私に順番に質問して、募集の準備、応募の受付、書類選考、面接の日程調整、選考会議、内定と入社までの流れを聞き取り、Wikiの手順書と、毎週・毎月の定期作業の案にまとめてください。

始め方

  1. 1 応募者の個人情報をAIに渡す範囲(氏名を伏せる、番号で扱うなど)を先に社内で決めます
  2. 2 応募者連絡のひな形と言い回しのルールをWikiにまとめます
  3. 3 次に募集する職種で、求人票の下書きをAIチャットに頼んでみます
  4. 4 面接記録の書き方(評価項目)を揃え、記録の整理をAIに試してもらいます
  5. 5 慣れてきたら、選考の工程をワークフローにして進み具合を見えるようにします

AI に任せないこと・人が確かめること

  • 合否の判断はAIに任せません。AIの整理は論点を揃えるための材料として使い、決めるのは面接官と採用責任者です
  • 応募者の氏名・連絡先・経歴などの個人情報は、社内の個人情報の取り扱いルールに沿って扱い、AIに渡す範囲を必要な分に絞ります
  • 応募者への連絡は、AIの下書きを担当者が確認してから、人の手で送ります
  • 求人票の労働条件の表記や、年齢・性別などに関わる表現は、社内規程や社労士などの専門家に確認します
  • 面接記録に、選考に関係のない個人的な事柄(家族構成・出身地など)を書かない・使わない運用にします

AIチャット・ワークフロー・定期タスク・Wiki はフリープランから使えます(フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500)。ミニアプリとブラウザエージェントはベーシックプラン(月額 20,000 円・税込)以上です。

よくある質問

AIに書類選考をさせることはできますか?

このページでは、合否の判断をAIに任せる使い方はおすすめしていません。応募書類や面接記録を評価項目ごとに整理するところまでをAIに頼み、判断は人が行う形にしてください。

応募者の個人情報をAIに読ませても大丈夫ですか?

社内の個人情報の取り扱いルールに沿って判断してください。氏名を番号に置き換えるなど、AIに渡す情報を必要な分に絞る運用がおすすめです。

料金プランはどうなっていますか?

AIチャット・ワークフロー・定期タスク・Wiki はフリープランから使えます。フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500(月ごとの配布はなし)です。ミニアプリとブラウザエージェントはベーシックプラン(月額 20,000 円・税込)以上です。

応募者への連絡メールをAIから送れますか?

HARVASKのAIはメールを送りません。文面の下書きまでをAIで作り、担当者が確認して、普段お使いのメールや求人媒体から送ってください。

採用担当が兼務の小さな会社でも使えますか?

使えます。兼務の場合こそ、求人票や連絡文の下書き、面接記録の整理をAIに任せると、本業との両立がしやすくなります。