中小企業のAI活用|社長と少人数の会社が明日から試せる使い方と指示文

「中小企業 AI 活用 事例」で探している方へ。このページは他社の事例ではなく、社長や少人数の会社で時間を取られがちな作業ごとに、明日から試せる使い方とそのまま使える指示文をまとめたものです。

中小企業で時間を取られていること

  • 社長が営業・経理・採用を兼ねていて、考える時間が夜にしか取れない
  • 見積書の送り状や提案書、お礼の文面を毎回ゼロから書いている
  • 会議で決めたことが誰の宿題か曖昧になり、次の会議で同じ話をしている
  • 「あの人しか分からない」業務があり、休まれると仕事が止まる
  • 月の数字を見るのが、税理士から試算表が届く翌月の半ばになる

作業ごとの使い方と指示文

1. 月の数字をざっと確認する

使う機能:freee 連携
今のやり方
試算表が届いてから、前月や前年同月と見比べます。差の大きい科目を探すのは自分の目と電卓です。
AI を使うと
freee を接続すると、AI が数字を読み取り、前月・前年同月との差と大きく動いた科目を表にします。「この科目はなぜ増えた?」と続けて聞くこともできます。
指示文
freee の今月の数字を見て、売上・粗利・販管費を前月と前年同月で比べた表にしてください。差が大きい科目を上から 5 つ挙げ、考えられる理由の候補と、私が税理士に確認すべきことを箇条書きにしてください。

2. 毎週の数字と宿題のまとめ

使う機能:定期タスク
今のやり方
週明けに、先週の売上や入金予定、残っている課題を自分で拾い集めています。忙しい週は飛ばしてしまいます。
AI を使うと
毎週月曜の朝に、先週の数字と期限切れの課題をまとめる作業を AI に任せます。決まった形で届くので、確認だけで済みます。
指示文
毎週月曜の朝 8 時に、先週の売上の合計と前週との差、今週入金予定のもの、期限を過ぎている課題を担当者ごとにまとめてください。最後に、今週社長が判断すべきことを 3 つまでに絞って書いてください。

3. 見積書の送り状・提案書の下書き

使う機能:AIチャット
今のやり方
過去のファイルを探してコピーし、宛名や金額を書き換えています。提案書は構成から考えるので半日かかることもあります。
AI を使うと
商談メモと相手の業種を渡すと、提案書の構成と本文の下書きが出ます。言い回しの丁寧さや長さも指示で変えられます。
指示文
次の商談メモをもとに、サンプル商事様向けの提案書の構成案と本文の下書きを作ってください。相手の困りごと、提案の内容、進め方、費用の考え方、次の一歩の順で、A4 2 枚に収まる長さにしてください。金額は【 】で空けておいてください。(ここに商談メモを貼る)

4. 会議の決定事項を宿題にする

使う機能:議事録からタスク化
今のやり方
会議の後、誰が何をいつまでにやるかを口頭で確認して終わり。次の会議で「あれどうなった?」が始まります。
AI を使うと
議事録を取り込むと、AI がやることを課題にして、担当と期限の案を出します。人が確認して確定するので、抜けと勘違いが減ります。
指示文
この議事録から、決まったことと宿題を分けてください。宿題は課題にして、担当と期限の案を付けてください。担当や期限が議事録から読み取れないものは「要確認」として残してください。

5. 社内の決まりを書き残して答えてもらう

使う機能:Wiki
今のやり方
経費精算の締め、休みの連絡の仕方、備品の買い方などを、社員に聞かれるたびに社長や事務担当が答えています。
AI を使うと
決まりを Wiki に書いておくと、社員は AI に聞けば Wiki をもとに答えが返ってきます。書いていないことは「Wiki に無い」と分かるので、書き足すきっかけにもなります。
指示文
社員からよく聞かれる社内の決まり(経費精算、休みの連絡、備品の購入、来客対応)について、Wiki のページの見出しと、それぞれに書くべき項目の案を作ってください。私が答えを埋めやすいように質問の形で並べてください。

6. 一人しか分からない業務を書き出す

使う機能:引き継ぎエージェント
今のやり方
ベテラン社員や社長自身の頭の中にしかない手順があります。書こうと思っても、何から書けばいいか分からず後回しです。
AI を使うと
引き継ぎエージェントが順番に質問して業務を聞き取り、手順書(Wiki)や定期タスクの案にまとめます。手元の Excel や Word の資料も読ませられます。できた案は人が確認してから使います。
指示文
請求書の発行と入金確認の業務を、後任が一人でできるように書き残したいです。私に一つずつ質問して、毎月の締め日、使っている資料、例外の対応を聞き取り、Wiki の手順書と定期タスクの案にまとめてください。

7. 補助金・助成金の公募要領を読む

使う機能:AIチャット
今のやり方
数十ページの公募要領を読んで、自社が対象か、締切はいつか、何を出すのかを拾い出すのに時間がかかります。
AI を使うと
公募要領の文章を渡すと、対象・締切・必要書類・審査の観点を一覧にします。自社に当てはまるかの最終判断は、事務局や専門家に確認する前提で使います。
指示文
次の公募要領を読んで、対象となる事業者、補助対象の経費、締切、提出書類、審査の観点を表にしてください。私の会社(従業員 8 名、卸売業)が確認すべき点を質問の形で挙げてください。対象かどうかの断定はしないでください。(ここに公募要領を貼る)

始め方

  1. 1 まずはフリープラン(1 名)で、AIチャットに提案書や案内文の下書きを 1 本頼んでみます
  2. 2 社員によく聞かれる社内の決まりを 3 つだけ Wiki に書きます
  3. 3 次の社内会議の議事録を取り込み、宿題が課題になるか試します
  4. 4 freee を使っていれば接続し、今月の数字について AI に質問してみます
  5. 5 慣れたら、毎週月曜の数字のまとめを定期タスクに任せます

AI に任せないこと・人が確かめること

  • 資金繰り・値決め・採用など経営の判断は社長がします。AI の出した表や案は材料として使います
  • 税務・労務・契約・補助金の要件は、税理士・社労士・事務局などに確認します
  • 取引先や社員の個人情報、取引条件をどこまで入れてよいか、先に社内で決めておきます
  • AI が作った文面は、送る前に必ず人が読み、金額・宛名・日付を確かめます
  • 数字のまとめは、freee や元の資料と突き合わせてから使います

AIチャット・ワークフロー・定期タスク・Wiki はフリープランから使えます(フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500)。ミニアプリとブラウザエージェントはベーシックプラン(月額 20,000 円・税込)以上です。

よくある質問

中小企業の AI 活用事例は載っていますか?

このページは他社の事例紹介ではありません。少人数の会社でよくある作業ごとに、明日から試せる使い方と指示文を載せています。自社の作業に合わせて指示文を書き換えて使ってください。

IT に詳しい社員がいなくても使えますか?

日本語で頼む使い方が中心なので、まずは AIチャットで文章の下書きを頼むところから始められます。連携や定期タスクは、慣れてから一つずつ足すのがおすすめです。

料金プランはどうなっていますか?

AIチャット・ワークフロー・定期タスク・Wiki はフリープランから使えます。フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500(月ごとの配布はなし)です。ミニアプリとブラウザエージェントはベーシックプラン(月額 20,000 円・税込)以上です。

社長一人で使っても意味がありますか?

あります。提案書の下書き、議事録の宿題化、数字の確認など、社長が一人で抱えている作業から使えます。後から社員を招いて、Wiki や課題を共有する形に広げられます。

AI の答えはそのまま信じてよいですか?

そのまま使わず、人が確認してください。特に数字・法令・契約に関わる内容は、元の資料や専門家で確かめる前提で使うのが安全です。