介護事業所のAI活用|記録の清書・申し送り・研修資料・シフトの相談

「介護 AI 活用 事例」で探している方へ。このページは事例ではなく、記録や申し送り、研修、シフトなど事務の周辺作業で明日から試せる使い方と指示文です。ケアの判断は職員が行う前提で書いています。

介護事業所で時間を取られていること

  • ケアの合間に取ったメモを、勤務の終わりに記録へ清書していて残業になる
  • 申し送りが口頭とメモで行われ、夜勤や翌日の職員に伝わり切らないことがある
  • 年間の研修計画に沿った研修資料を、管理者が毎回ゼロから作っている
  • 希望休や夜勤の回数を見ながらのシフト作りに、毎月何日もかかる
  • 委員会や会議で決めたことの記録と、その後の対応の確認が追い付かない

作業ごとの使い方と指示文

1. 記録の清書の下書き

使う機能:AIチャット
今のやり方
メモ帳や付箋に書いた「〇時 トイレ誘導、ふらつきあり」といった走り書きを、勤務後に記録の文体に書き直しています。
AI を使うと
利用者名を伏せたメモを渡すと、事業所の記録の書き方に合わせた文章の下書きになります。事実だけを並べ、メモに無い推測は足さないよう指示します。最終的な記録は職員が確認して残します。
指示文
次のメモを、介護記録の文体(です・ます、時刻、観察した事実、行った支援、利用者の発言)に整えてください。メモに書いていないことは書き足さず、推測や評価の言葉は使わないでください。利用者は「Aさん」と表記してください。(ここに氏名を伏せたメモを貼る)

2. 申し送りの要約

使う機能:AIチャット
今のやり方
日勤の記録を読み返して、夜勤への申し送り事項を口頭とメモで伝えています。人によって伝える量が違います。
AI を使うと
日勤の記録(氏名は伏せたもの)を渡すと、記録に書かれたことを「連絡事項」「様子を見てほしいと書かれていること」「家族・関係機関への対応」に分けて短くまとめます。何を重く見るかは職員が決めます。
指示文
次の日勤の記録から、夜勤への申し送りを作ってください。記録に書かれていることだけを使い、「連絡事項」「記録で様子を見るよう書かれていること」「家族・関係機関への対応」に分けて、1 人 2 行以内でまとめてください。新たな判断や助言は書かないでください。(ここに記録を貼る)

3. 研修資料の下書き

使う機能:AIに課題を任せる
今のやり方
年間計画にある研修(感染症対策、事故防止、接遇など)の資料を、管理者が手元の資料を寄せ集めて作っています。
AI を使うと
「来月の接遇研修の資料を作る」課題を AI に任せると、AI が作業計画を出します。承認すると、事業所の Wiki や手元の資料をもとに、スライドの構成と話す内容、確認テストの下書きを返します。
指示文
来月の職員研修「接遇と言葉づかい」の資料を作ってください。30 分の研修で、目的、よくある場面 3 つ(食事・入浴・家族対応)、言い換えの例、振り返りの問い 5 問の構成にしてください。事業所の Wiki の「接遇の決まり」に沿い、法令や制度に触れる部分は「出典を確認」と注記してください。

4. シフトの相談と希望休の集計

使う機能:ミニアプリ(ベーシック以上)
今のやり方
職員の希望休を紙やメッセージで集め、夜勤の回数や連勤を数えながら表に手で書き込んでいます。
AI を使うと
日本語で頼むと、希望休を職員が入力し、夜勤回数や連勤を数えて表示する小さなアプリを作れます。組んだシフトの偏りを AI に相談することもできます。最終的なシフトは管理者が決めます。
指示文
職員が翌月の希望休を入力し、管理者が一覧で見られるアプリを作ってください。職員ごとの夜勤回数・連勤日数・休日数を数えて表示し、同じ日に希望休が多い日に印を付けてください。

5. 事業所の手順を残して答えてもらう

使う機能:Wiki
今のやり方
送迎の順番、入浴の準備、緊急時の連絡先などを、新しく入った職員に毎回口頭で伝えています。
AI を使うと
事業所の手順を Wiki に書いておくと、AI が Wiki を読んで答えます。夜勤中に「この場合の連絡先は?」と確かめることもできます。
指示文
Wiki の「緊急時の連絡手順」をもとに、夜間に利用者の家族へ連絡が必要になったときの連絡の順番と、記録に残す項目を教えてください。Wiki に書かれていないことは「記載なし」と答えてください。

6. 委員会・会議の決定事項を追う

使う機能:議事録からタスク化
今のやり方
委員会や職員会議の議事録は残しているものの、決めた対応を誰がいつまでにやるかが曖昧なままです。
AI を使うと
議事録を取り込むと、AI が対応すべきことを課題にして、担当と期限の案を出します。管理者が確認して確定します。
指示文
この委員会の議事録から、決まった対応を課題にしてください。担当と期限の案を付け、議事録から読み取れないものは「要確認」にしてください。利用者の氏名が出てくる場合は課題名に入れないでください。

7. 管理者の事務を引き継ぐ

使う機能:引き継ぎエージェント
今のやり方
請求の準備や書類の更新時期など、管理者だけが把握している事務があり、異動や休みのときに困ります。
AI を使うと
引き継ぎエージェントが管理者に順番に質問し、月ごとの事務の流れを Wiki の手順書や定期タスクの案にまとめます。手元の Excel や Word の資料も読ませられます。案は確認・承認してから使います。
指示文
管理者の月次の事務(実績の締め、請求の準備、職員の勤務表の確定、書類の更新時期の確認)を引き継げるようにしたいです。私に一つずつ質問して聞き取り、Wiki の手順書と定期タスクの案にまとめてください。

始め方

  1. 1 最初に、AI に入れてよい情報(氏名を伏せる、病名は書かない等)を事業所で決めます
  2. 2 氏名を伏せたメモ 1 件で、記録の清書の下書きを試します
  3. 3 緊急時の連絡手順など、夜勤で確かめたい手順から Wiki に書きます
  4. 4 次の委員会の議事録を取り込み、対応が課題になるか試します
  5. 5 シフトのアプリはベーシックプラン以上なので、必要になってから検討します

AI に任せないこと・人が確かめること

  • 利用者の氏名・病名・家族の情報などの個人情報は、事業所の規程で決めた範囲でしか入れません。迷うものは伏せて使います
  • ケアの内容・状態の評価・医療的な判断は、職員・看護職・医師が行います。AI に判断させる使い方はしません
  • 記録は職員が内容を確認し、事実と違う点を直してから残します
  • 介護保険の制度・加算・運営基準の解釈は、自治体や専門家に確認します
  • シフトの最終決定は管理者が行い、労働時間や休憩の扱いは就業規則と専門家で確認します

AIチャット・ワークフロー・定期タスク・Wiki はフリープランから使えます(フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500)。ミニアプリとブラウザエージェントはベーシックプラン(月額 20,000 円・税込)以上です。

よくある質問

介護の AI 活用事例は載っていますか?

このページは事例紹介ではなく、記録・申し送り・研修・シフトなど、事務や記録の周辺作業ごとの使い方と指示文をまとめています。事業所のやり方に合わせて指示文を書き換えて使ってください。

介護記録を AI に書かせても大丈夫ですか?

AI が作るのは清書の下書きまでです。事実と違う点がないかを職員が確認し、記録として残すかどうかを職員が決めてください。個人情報の入れ方は事業所の規程に従ってください。

料金プランはどうなっていますか?

AIチャット・ワークフロー・定期タスク・Wiki はフリープランから使えます。フリープランは 1 名まで、初期クレジット 500(月ごとの配布はなし)です。ミニアプリとブラウザエージェントはベーシックプラン(月額 20,000 円・税込)以上です。

介護ソフト(記録・請求のシステム)とつながりますか?

介護ソフトとの連携はここでは扱っていません。介護ソフトはそのまま使い、清書の下書きや研修資料、手順書づくりなど周辺の作業に使う形を想定しています。