進捗管理アプリを自作する方法｜チームの作業の進み具合をAIでアプリにする

エクセル管理で起きがちなこと

週に一度の進捗会議で、一人ずつ状況を聞くだけで時間が終わる。
「ほぼ終わっています」が何週も続き、本当の進み具合がわからない。
期日を過ぎた作業が、誰にも気づかれずに一覧の下のほうに残っている。
作業が止まっている理由（返事待ち・判断待ちなど）が共有されず、助けを出すのが遅れる。
誰がいくつ作業を抱えているかが見えず、特定の人に仕事が偏る。

進捗管理アプリに必要な項目

表（データの置き場所）ごとに、最低限そろえたい項目です。エクセルの 1 シートが 1 つの表にあたります。

作業

チームでやる作業 1 件ごとに 1 行。担当者は 1 人に決め、期日を必ず入れます。

項目	種類	メモ
作業名	テキスト	終わった姿がわかる書き方（例研修資料の改訂版を配る）
取り組み	取り組みへの参照	どの取り組みの作業か
担当者	テキスト	1 人
期日	日付
状態	選択肢	未着手・進行中・止まっている・確認待ち・完了
進み具合	数値	％。最新の進捗の報告から入る
優先度	選択肢	高・中・低

進捗の報告

担当者が作業ごとに短く報告します。書き換えずに足していくので、進み具合の推移が残ります。

項目	種類	メモ
日付	日付
作業	作業への参照
進み具合	数値	％
やったこと	テキスト	1〜2 行
止まっている理由	選択肢	なし・返事待ち・判断待ち・手が足りない・その他
ひとこと	テキスト	相談したいことなど

取り組み

作業をまとめる単位（施策・イベント・社内の改善など）。取り組みごとの進み具合を出します。

項目	種類	メモ
取り組み名	テキスト
責任者	テキスト
目標の期限	日付
目的	テキスト	何のためにやるか

画面の構成

状態別のボード

未着手・進行中・止まっている・確認待ち・完了の列に作業を並べます。止まっている列には理由も一緒に出します。

担当者ごとの作業

人ごとに抱えている作業の数と期日を並べます。今週が期日の作業が多い人、期日を過ぎた作業がある人がすぐわかります。

進捗の報告

自分の作業が並び、進み具合とやったこと、止まっている理由を入れるだけの画面。前回の報告も横に出します。

要注意の作業

期日を過ぎた作業、止まっている作業、1 週間報告がない作業を集めた一覧。進捗会議はこの画面だけを見て話します。

AIへの頼み方（そのまま使える指示文）

HARVASK のミニアプリで AI にこの文章を渡すと、上の項目と画面を持ったアプリを作ります。自社にない項目は消し、足りない項目は書き足してから渡してください。

指示文

チームの進捗管理アプリを作ってください。

【データ】
- 作業：作業名、取り組み、担当者、期日、状態（未着手／進行中／止まっている／確認待ち／完了）、進み具合（％）、優先度（高／中／低）
- 進捗の報告：日付、作業、進み具合（％）、やったこと、止まっている理由（なし／返事待ち／判断待ち／手が足りない／その他）、ひとこと
- 取り組み：取り組み名、責任者、目標の期限、目的

【ルール】
- 進捗の報告を登録したら、作業の進み具合をその値に更新し、止まっている理由が「なし」以外なら状態を「止まっている」にしてください。
- 進み具合が 2 回続けて同じ報告になった作業には「足踏み」の印を付けてください。
- 期日を過ぎて完了していない作業、7 日以上報告がない進行中の作業を「要注意」とします。

【画面】
1. 状態別のボード（取り組み・担当者で絞り込み）
2. 担当者ごとの作業（人ごとの件数、今週が期日の件数、期日超過の件数）
3. 進捗の報告（自分の作業の一覧に、前回の報告を並べて入力）
4. 要注意の作業（期日超過・止まっている・報告が途絶えた作業の一覧）

エクセルから移す手順

1 いまの進捗表から、終わっていない作業だけを抜き出します。担当者が複数書かれている作業は、主に持つ 1 人に決めます。
2 作業名・担当者・期日・状態の列で CSV にします。状態の言葉が上の 5 つと違えば、どれに当たるかを決めておきます。
3 上の指示文でアプリを作り、AI に「取り組みとしてこの一覧を登録して」「この CSV を作業として取り込んで、状態はこの対応で変換して」と頼みます。
4 最初の 1 週間は、各自が自分の作業に進捗の報告を 1 回入れることから始めます。
5 次の進捗会議から、要注意の作業の画面を映して話すようにし、エクセルの進捗表の更新をやめます。

使いながら頼める改良

アプリは作ったあとも、AI に話しかけて直せます。たとえば次のような頼み方です。

「取り組みごとに、作業の完了数と全体の進み具合を表示して」
「作業に「次に確認する人」の欄を足して、確認待ちの作業を確認する人ごとに並べて」
「1 つの作業の進み具合の推移を、報告の日付ごとに表で見られるようにして」
「先週完了した作業の一覧を、取り組みごとにまとめて表示して」
「作業に見込みの工数（時間）を足して、人ごとに今週の工数の合計を出して」

HARVASK で作る流れ

1. 頼む

プロジェクトのミニアプリを開き、上の指示文を AI に渡します。
2. AI が作る

AI がデータの表と画面を作り、その場で動くアプリとして表示します。
3. チームで使う

プロジェクトのメンバーが同じアプリとデータを使えます。直したい所は AI に頼みます。

ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。

よくある質問

日報とは何が違いますか？

日報は人ごと・日ごとに 1 日を振り返るもので、このアプリは作業ごとに進み具合を追うものです。作業の状況を知りたいときは作業から、人の様子を知りたいときは日報から見る、と使い分けます。

工程表やガントチャートも作れますか？

このテンプレートは期日と進み具合で作業を追う形です。作業の順番や開始日・終了日の予定と実績を線で見たい場合は、工程管理のテンプレートのほうが合っています。

進み具合の％は何を基準に入れればいいですか？

人によってぶれやすいので、作業の中を「下書き 30％・確認 60％・修正 90％」のように区切って決めておくのがおすすめです。区切りを選ぶと％が入るように AI に頼むこともできます。

誰が使えますか？

アプリを作ったプロジェクトの管理者とメンバーが、同じアプリとデータを使えます。ゲストは使えません。

どのプランで使えますか？

ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。

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