エクセル管理で起きがちなこと
- 名簿のシートと会費のシートが別々で、退会した人に会費を請求してしまう。
- 月謝の入金を月ごとの列に「済」と書いていて、未納の人を探すのに時間がかかる。
- 休会した人を名簿から消してしまい、復帰したときに入会日や前のコースがわからない。
- コースの料金を改定したあと、誰が旧料金のままなのか判別できない。
- 受付のスタッフと代表が別々のファイルを持っていて、どちらが最新かわからなくなる。
会員管理アプリに必要な項目
表（データの置き場所）ごとに、最低限そろえたい項目です。エクセルの 1 シートが 1 つの表にあたります。
会員
会員 1 人につき 1 行。退会しても消さず、状態を変えて残します。
| 項目 | 種類 | メモ |
|---|---|---|
| 会員番号 | テキスト | 重複不可 |
| 氏名 | テキスト | |
| ふりがな | テキスト | 並べ替えと検索に使う |
| 電話番号 | テキスト | |
| 入会日 | 日付 | |
| コース | コースへの参照 | |
| 状態 | 選択肢 | 在籍・休会・退会 |
| 休会・退会日 | 日付 | 状態を変えた日 |
コース
料金の決まり。料金を改定したら新しいコースを作り、旧料金の会員は旧コースのまま残せます。
| 項目 | 種類 | メモ |
|---|---|---|
| コース名 | テキスト | 例「平日昼」「フル会員」「キッズ週1」 |
| 月会費 | 数値 | |
| 入会金 | 数値 | |
| 曜日・回数 | テキスト | 例「火・木 19時」「月4回」 |
| 受付中 | はい／いいえ | 新規の入会に使えるか |
会費の入金
入金を受けるたびに 1 行足します。未納はこの表に行が無いことで判断します。
| 項目 | 種類 | メモ |
|---|---|---|
| 対象月 | 年月 | 何月分の会費か |
| 会員 | 会員への参照 | |
| 金額 | 数値 | |
| 入金日 | 日付 | |
| 方法 | 選択肢 | 現金・振込・口座振替 |
| 受けた人 | テキスト |
画面の構成
会員一覧
会員番号・氏名・コース・状態を一覧にします。状態とコースで絞り込み、ふりがなで検索できます。
会員の詳細
1 人の入会日・コース・状態の横に、会費の入金履歴を新しい順に並べます。休会・退会の切り替えもここで行います。
会費の入金登録
対象月と会員を選び、金額と方法を入れる短いフォーム。金額はコースの月会費が最初から入ります。
今月の未納
在籍中なのに対象月の入金が無い会員の一覧。休会・退会の会員は出しません。月を切り替えて過去の未納も確かめられます。
AIへの頼み方（そのまま使える指示文）
HARVASK のミニアプリで AI にこの文章を渡すと、上の項目と画面を持ったアプリを作ります。自社にない項目は消し、足りない項目は書き足してから渡してください。
会員管理アプリを作ってください。 【データ】 - 会員：会員番号（重複不可）、氏名、ふりがな、電話番号、入会日、コース、状態（在籍／休会／退会）、休会・退会日 - コース：コース名、月会費、入会金、曜日・回数、受付中 - 会費の入金：対象月、会員、金額、入金日、方法（現金／振込／口座振替）、受けた人 【ルール】 - 会員は削除せず、退会したら状態を「退会」にしてください。 - 「在籍」の会員で、対象月の会費の入金が無い人を「未納」とします。休会・退会の会員は未納に含めません。 - 入金登録では、会員のコースの月会費を金額の初期値にしてください。 【画面】 1. 会員一覧（状態・コースで絞り込み、ふりがなで検索） 2. 会員の詳細（会費の入金履歴、状態の切り替え） 3. 会費の入金登録フォーム 4. 今月の未納（月を切り替えられる）
エクセルから移す手順
- 1 名簿のシートを会員番号・氏名・ふりがな・電話番号・入会日・コース・状態の列に整え、CSV で保存します。退会した人も消さず、状態を「退会」にして残します。
- 2 コースと料金の一覧を書き出します。旧料金のままの会員がいれば、旧料金のコースを別に作っておきます。
- 3 上の指示文でアプリを作り、AI に「コースを登録してから、この CSV を会員として取り込んで」と頼みます。
- 4 会費の入金は、切り替える月の分から記録し始めます。前の月から未納が残っている人だけ、その月の分を個別に確かめておきます。
- 5 1 か月はエクセルと並行し、月末の未納の一覧がエクセルと一致することを確かめてから切り替えます。
使いながら頼める改良
アプリは作ったあとも、AI に話しかけて直せます。たとえば次のような頼み方です。
- 「家族で入会している会員をまとめて、世帯ごとの会費の合計を見られるようにして」
- 「回数券のコースを作って、残りの回数を管理できるようにして」
- 「入会・休会・退会の人数を月ごとに集計した表を追加して」
- 「体験に来た人を記録して、入会したかどうかを追えるようにして」
- 「未納の一覧を CSV で書き出せるようにして」
HARVASK で作る流れ
-
1. 頼む
プロジェクトのミニアプリを開き、上の指示文を AI に渡します。
-
2. AI が作る
AI がデータの表と画面を作り、その場で動くアプリとして表示します。
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3. チームで使う
プロジェクトのメンバーが同じアプリとデータを使えます。直したい所は AI に頼みます。
ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。
よくある質問
プログラミングの知識がなくても作れますか？
作れます。日本語で AI に頼むだけで、データの表と画面を AI が作ります。直したい所も話しかけて直せます。
休会中の会員の会費はどうなりますか？
状態が「休会」の会員は未納の一覧に出ません。休会中も会費の一部をもらう決まりなら、休会用のコースを作って料金を入れておきます。
月の途中で入会した人の会費は計算できますか？
できます。日割りにするか、翌月分からにするかといった決まりを指示文の【ルール】に書き足すと、そのとおりに金額を出すアプリになります。決まりは教室ごとに違うので、先に決めておきます。
誰が使えますか？
アプリを作ったプロジェクトの管理者とメンバーが、同じアプリとデータを使えます。ゲストは使えません。会員が自分で見る画面ではなく、運営する人が使う台帳です。
どのプランで使えますか？
ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。