問い合わせ管理アプリを自作する方法｜受付から対応完了までをAIで記録する

エクセル管理で起きがちなこと

• 電話を受けた人のメモと、メールの受信箱と、フォームの通知が別々で、問い合わせの総数すら数えられない。
• 誰が対応しているのか分からず、同じお客様に二人が別々に返事をしてしまう。
• 「折り返します」と言ったまま返事をしていない問い合わせに、催促が来てから気づく。
• 担当者が休むと、どこまで話が進んでいたのかを誰も説明できない。
• よくある質問が何なのか、月に何件来ているのかを振り返る材料が無い。

問い合わせ管理アプリに必要な項目

表（データの置き場所）ごとに、最低限そろえたい項目です。エクセルの 1 シートが 1 つの表にあたります。

画面の構成

受付一覧

問い合わせを状態ごとに並べた一覧。未割り当てと、対応期限を過ぎたものを上に出します。種別と担当者で絞り込めます。

問い合わせの受付

電話を受けながらでも入れられる短いフォーム。経路・お客様名・内容を入れ、その場で担当者を決められます。

対応の経緯

1 件の問い合わせのやり取りを古い順に並べます。担当者が替わっても、ここを読めば続きから対応できます。

月ごとの集計

月ごと・種別ごとの件数と、完了までにかかった日数の平均。どの質問が多いかを振り返れます。

AIへの頼み方（そのまま使える指示文）

HARVASK のミニアプリで AI にこの文章を渡すと、上の項目と画面を持ったアプリを作ります。自社にない項目は消し、足りない項目は書き足してから渡してください。

問い合わせ管理アプリを作ってください。

【データ】
- 問い合わせ：受付番号（自動採番）、受付日時、経路（電話／メール／フォーム／来店）、お客様名、連絡先、種別（製品の質問／見積もり依頼／不具合／その他）、件名、担当者、状態（未対応／対応中／回答待ち／完了）、次の対応期限
- 対応の記録：問い合わせ、日時、向き（こちらから／お客様から／社内メモ）、内容、記録した人
- 回答のひな形：種別、見出し、回答の文面、最終更新日

【ルール】
- 担当者が空の問い合わせと、次の対応期限を過ぎた問い合わせは、受付一覧で目立つ色にして上に並べてください。
- 対応の記録を足したら、その問い合わせの状態を「対応中」にしてください（完了のものは除く）。
- 完了にしたときは、受付日時から完了までの日数を残してください。

【画面】
1. 受付一覧（状態・種別・担当者で絞り込み）
2. 問い合わせの受付フォーム
3. 1 件ごとの対応の経緯（対応の記録を足せる。同じ種別の回答のひな形も横に表示）
4. 月ごとの集計（種別ごとの件数、完了までの平均日数）

エクセルから移す手順

1. 1 エクセルの問い合わせ記録表のうち、まだ完了していない行だけを先に切り出し、受付日・お客様名・件名・担当者・状態の列で CSV にします。
2. 2 上の指示文でアプリを作り、AI に「この CSV を問い合わせとして取り込んで」と頼みます。
3. 3 メモ欄に経緯を書いていた場合は「メモ欄を対応の記録の 1 行目として取り込んで」と頼むと、経緯が対応の記録に移ります。
4. 4 よく使っている返事の文面があれば、回答のひな形に 5〜10 件ほど登録しておきます。
5. 5 新しい問い合わせは今日からアプリで受け付け、完了済みの過去分は集計に使いたくなったときに取り込みます。

使いながら頼める改良

アプリは作ったあとも、AI に話しかけて直せます。たとえば次のような頼み方です。

• 「問い合わせに、関係する製品名を選べる欄を足して」
• 「同じお客様からの過去の問い合わせを、受付フォームの横に出して」
• 「担当者ごとの未完了の件数を受付一覧の上に出して」
• 「回答待ちのまま 7 日たった問い合わせを一覧の上に並べて」
• 「月ごとの集計を CSV で書き出せるようにして」

HARVASK で作る流れ

1. 1. 頼む

   プロジェクトのミニアプリを開き、上の指示文を AI に渡します。

2. 2. AI が作る

   AI がデータの表と画面を作り、その場で動くアプリとして表示します。

3. 3. チームで使う

   プロジェクトのメンバーが同じアプリとデータを使えます。直したい所は AI に頼みます。

ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。

よくある質問

ほかの業務アプリ

• 顧客管理アプリ 会社と担当者を分けて持ち、電話・訪問・メールのやり取りを時系列で残す。担当者が替わっても経緯がわかる顧客台帳にします。
• 案件管理アプリ 案件を 1 件 1 行で持ち、商談の段階と受注確度、受注後の納品・検収までを同じ案件で追う。月ごとの見込み金額と受注残がそのまま見える案件表にします。
• 見積管理アプリ 見積を 1 件ずつ番号で管理し、明細と金額、出し直しの版、受注・失注の結果を残す。返事待ちの見積と、月にいくら受注したかを一覧で確かめられます。

業務アプリのテンプレート一覧へ