エクセル管理で起きがちなこと
- プロジェクターや検査用の機材が、いま誰の手元にあるのかわからない。
- 貸し出し表に名前は書くが返却の欄が空いたままで、返したのかどうか確かめられない。
- ノートパソコンの購入日や型番が台帳に無く、入れ替えの時期を決められない。
- 棚卸しをすると、台帳に無い備品や、台帳にあるのに見つからない備品が出てくる。
- 異動や退職のときに、その人に渡していた備品の回収が漏れる。
備品管理アプリに必要な項目
表（データの置き場所）ごとに、最低限そろえたい項目です。エクセルの 1 シートが 1 つの表にあたります。
備品
1 台・1 点ごとに 1 行。本体に貼る管理番号と台帳の番号を一致させます。
| 項目 | 種類 | メモ |
|---|---|---|
| 管理番号 | テキスト | 重複不可。本体に貼るシールの番号（例 PC-0123） |
| 品名 | テキスト | |
| 分類 | 選択肢 | パソコン・周辺機器・映像機器・工具・家具 など |
| メーカー・型番 | テキスト | 同じ品名の見分けに使う |
| 購入日 | 日付 | |
| 購入金額 | 数値 | |
| 入れ替えの目安 | 数値 | 年数。社内で決めた目安（例 パソコン 5 年） |
| 置き場所 | テキスト | 返却時に戻す場所 |
| 状態 | 選択肢 | 使える・修理中・廃棄済み・紛失 |
貸し出しの記録
貸すたびに 1 行足し、返ってきたら返却日を入れます。返却日が空いている行が「貸し出し中」です。
| 項目 | 種類 | メモ |
|---|---|---|
| 備品 | 備品への参照 | |
| 使う人 | テキスト | 常時割り当て（社員用パソコンなど）もここに記録 |
| 貸出日 | 日付 | |
| 返却予定日 | 日付 | 常時割り当ては空欄 |
| 返却日 | 日付 | |
| 用途 | テキスト | 客先での説明会、出張 など |
修理・廃棄の記録
修理に出した・廃棄した・なくしたなど、備品の状態が変わった出来事を残します。
| 項目 | 種類 | メモ |
|---|---|---|
| 日付 | 日付 | |
| 備品 | 備品への参照 | |
| 区分 | 選択肢 | 修理・廃棄・紛失・修理から戻った |
| 内容 | テキスト | 症状、廃棄の方法 など |
| 費用 | 数値 | 修理代など |
| 記録した人 | テキスト |
画面の構成
備品一覧
管理番号・品名・置き場所と、いま使っている人を並べます。購入から入れ替えの目安年数を過ぎた備品には印を付けます。
貸し出しの登録
管理番号を入れて備品を選び、使う人と返却予定日を入れるだけのフォーム。貸し出し中の備品は選べないようにします。
貸し出し中の一覧
返却されていない備品を返却予定日の順に並べ、予定日を過ぎたものは色を変えます。返却ボタンで返却日が入ります。
備品の詳細と履歴
1 台の購入情報と、これまでの貸し出し・修理の記録を時系列で表示します。修理が続いている備品の入れ替えを判断できます。
AIへの頼み方（そのまま使える指示文）
HARVASK のミニアプリで AI にこの文章を渡すと、上の項目と画面を持ったアプリを作ります。自社にない項目は消し、足りない項目は書き足してから渡してください。
備品管理アプリを作ってください。 【データ】 - 備品：管理番号（重複不可）、品名、分類、メーカー・型番、購入日、購入金額、入れ替えの目安（年数）、置き場所、状態（使える／修理中／廃棄済み／紛失） - 貸し出しの記録：備品、使う人、貸出日、返却予定日、返却日、用途 - 修理・廃棄の記録：日付、備品、区分（修理／廃棄／紛失／修理から戻った）、内容、費用、記録した人 【ルール】 - 返却日が空いている貸し出しの記録がある備品は「貸し出し中」とし、二重に貸し出せないようにしてください。 - 修理・廃棄の記録を登録したら、区分に合わせて備品の状態を変えてください（修理→修理中、修理から戻った→使える、廃棄→廃棄済み、紛失→紛失）。 - 購入日から入れ替えの目安の年数を過ぎた備品には「入れ替え時期」の印を付けてください。 【画面】 1. 備品一覧（分類・状態・置き場所で絞り込み、管理番号と品名で検索、いま使っている人を表示） 2. 貸し出しの登録フォーム 3. 貸し出し中の一覧（返却予定日の順、予定日を過ぎたものを目立たせる、返却ボタン） 4. 備品の詳細と履歴（貸し出しと修理・廃棄の記録を時系列で）
エクセルから移す手順
- 1 エクセルの備品台帳で、管理番号が空いている行や重複している行を直します。本体のシールと台帳の番号が合っているかもこのとき確かめます。
- 2 台帳を CSV で保存します。購入日がわからない備品は空欄のままで構いません。
- 3 上の指示文でアプリを作り、AI に「この CSV を備品として取り込んで」と頼みます。
- 4 いま貸し出している・割り当てている備品は、管理番号・使う人・貸出日の 3 列で CSV にし、「貸し出しの記録として取り込んで」と頼みます。
- 5 貸し出し表の紙やファイルを片付け、その日からの貸し出しはアプリにだけ記録するよう伝えます。
使いながら頼める改良
アプリは作ったあとも、AI に話しかけて直せます。たとえば次のような頼み方です。
- 「人ごとに、いま持っている備品の一覧を出せるようにして」
- 「分類ごとに、台数と購入金額の合計を集計して」
- 「来年度に入れ替え時期を迎える備品の一覧を、分類ごとにまとめて表示して」
- 「棚卸し用に、置き場所ごとの備品リストと「確認した」のチェック欄を作って」
- 「パソコンには OS とメモリの欄を足して、一覧で絞り込めるようにして」
HARVASK で作る流れ
-
1. 頼む
プロジェクトのミニアプリを開き、上の指示文を AI に渡します。
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2. AI が作る
AI がデータの表と画面を作り、その場で動くアプリとして表示します。
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3. チームで使う
プロジェクトのメンバーが同じアプリとデータを使えます。直したい所は AI に頼みます。
ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。
よくある質問
社員に渡しっぱなしのパソコンも管理できますか？
できます。返却予定日を空けた貸し出しの記録として残せば、その人が使っている備品として一覧に出ます。異動や退職のときは、その人の貸し出し中の備品を確かめて回収します。
消耗品も同じアプリで管理できますか？
コピー用紙や電池のように数で減っていくものは、在庫管理のアプリで扱うほうが合っています。このアプリは 1 台ずつ番号で追う備品向けです。
今のエクセルの台帳は移せますか？
移せます。台帳を CSV にして AI に取り込みを頼みます。いま貸し出し中のものは、別の CSV にして貸し出しの記録として取り込みます。
誰が使えますか？
アプリを作ったプロジェクトの管理者とメンバーが、同じアプリとデータを使えます。ゲストは使えません。
どのプランで使えますか？
ミニアプリはベーシックプラン（月額 20,000 円・税込）以上で使えます。フリープランとスタータープランでは使えません。