3層Wikiの使い分け完全ガイド｜「どこに何を書くか」を迷わないナレッジ管理術
「この情報、どこに書けばいいんだっけ？」「情報が散らばっていて、同じ内容を何度も書いている…」この記事では、HARVASKの全社Wikiとプロジェクトwiki、そしてAIが必要に応じて参照・記録していく個人Wikiの3層構造で、情報の置き場所に迷わなくなる考え方を紹介します。
こんなお悩み、ありませんか？
- 情報の置き場所が決まっておらず、メンバーによってバラバラ
- 同じような情報が複数箇所にあって、どれが最新か分からない
- 「どこに書いたか忘れた」が頻発する
- 全社共通のルールなのに、プロジェクトのWikiに埋もれている
結論を先に
全社Wikiは全社員が権限に応じて編集し、全社ルール・共通フォーマット・就業規則・ブランドガイドラインなどを書く、プロジェクトに紐付かない共有ページです。プロジェクトWikiは、そのプロジェクトのメンバーが編集し、仕様書・議事録・運用ルール・手順書などを書く、プロジェクトごとに独立したページ群です。この2つは人が手で作る共有ページです。もう一つ、個人Wikiという層もあります。これはあなた専用のページで、あなた自身が書き込むこともできますし、AIがやり取りの中で役に立つと判断した情報を記録することもあります。ただし、AIが常に自動で記録・参照するわけではなく、必要と判断した場合に読み書きする、という点を押さえておくと運用で迷いません。
なぜ情報は散らばるのか
ナレッジが散らばる原因はシンプルです。「どこに書くか」のルールが決まっていないからです。それぞれが自分の判断で「ここでいいや」と書き散らかすと、同じ内容が複数のプロジェクトWikiに重複したり、全社ルールなのに一つのプロジェクトの中に埋もれたりします。
全社Wiki／プロジェクトWikiの使い分け例
判断基準はシンプルに2択です。複数のプロジェクトをまたいで参照される情報か？であれば全社Wiki、そのプロジェクトの中でしか使わない情報か？であればプロジェクトWikiです。全社Wikiに置くものの例は、「会社について」（HARVASKのAIヒアリングで自動生成される会社の基本情報ページ）、「経費申請のルール」「議事録テンプレート」など全社共通のフォーマット、「ブランドガイドライン」「NGワード集」など部署をまたいで統一したいルールです。プロジェクトWikiに置くものの例は、「◯◯案件要件定義書」「◯◯機能仕様書」、「週次定例議事録」、「このプロジェクトの運用ルール」です。全社ルールを書いたつもりでも、うっかり一つのプロジェクトのWikiに書いてしまうと、他プロジェクトのメンバーからは見えません。「これは自分のプロジェクトだけの話か？」を書く前に一度自問するだけで、迷いはほぼなくなります。
個人Wiki：あなた専用のもう一つの層
HARVASKには、全社Wiki・プロジェクトWikiとは別に、あなた専用の個人Wikiという領域があります。自分でメモを書き込むこともできますし、AIとのやり取りの中で「これは覚えておくと次回以降役立ちそうだ」とAIが判断した場合には、AI側から情報が記録されることもあります。同様に、次にあなたと会話するときも、AIが「今回の依頼にはこの個人Wikiの情報が役立ちそうだ」と判断すれば参照します。ここで大事なのは、これが「一度言えば毎回確実に反映される」という保証された仕組みではなく、AIがその都度の文脈で判断して読み書きする仕組みだということです。重要な好みや条件は、個人Wikiに頼るだけでなく、都度の依頼にも明記しておくと確実です。
ナレッジが溜まっていく組織の特徴
情報がうまく蓄積されている組織には共通点があります。「全社かプロジェクトか」の判断基準が全員に共有されている、古い情報は更新（または統合）される習慣がある、議事録・仕様書などのテンプレートが用意されている、という3点です。
よくある質問
Q. 個人Wikiは自分でページを作って書き込めますか？
プロジェクトWiki上に個人用のページを作ることができます（その場合は他メンバーにも見える点にご注意ください）。AIとの会話の中で記録される個人向けの情報とは別に、自分で明示的にメモを残したい場合は、プロジェクトWikiの活用も検討してください。
Q. 全社Wikiとプロジェクトの両方に同じような情報がある場合はどうすればいいですか？
どちらか一方に正本を決め、もう一方からはリンクで参照する形にするのがおすすめです。正本は基本的に「参照範囲が広い方（全社Wiki）」に置きます。
Q. 3層をまとめて検索できますか？
画面上部の検索では、課題・コメント・プロジェクトWiki・プロジェクトを横断して検索できます。全社Wikiと個人Wikiは現時点でこの横断検索の対象外です。全社Wikiの内容を探すときは、全社Wiki自体の一覧・検索から探してください。
Q. 更新が止まってメンテナンスされなくなりませんか？
更新を「誰かの作業」にするのではなく、仕組み化しましょう。例えば、関連する会議の後にWikiを更新するルーチンを組み込むと継続しやすくなります。
まとめ
- 全社Wiki＝複数プロジェクトをまたぐ情報、プロジェクトWiki＝そのプロジェクト限りの情報、という2択でほぼ迷わない
- 個人Wikiは、自分で書くこともできるし、AIが判断して読み書きすることもある層。確実な自動記憶とは限らないので、重要な条件は都度の依頼にも明記する
- 横断検索は課題・コメント・プロジェクトWiki・プロジェクトが対象。全社Wikiは専用の一覧から探す
「どこに書けば間違いない」というルールをチームで共有できれば、情報の散らばりは大きく減ります。まずは今日、全社ルールなのにプロジェクトWikiに埋もれている情報がないか、一つだけ確認してみてください。
