似た課題が増えてきたら、一括操作でまとめて片付ける｜課題管理をスッキリさせる方法
「似たような課題が何個も並んでいて、1件ずつ開いて直すのが地味に大変…」——その手間、実は一括操作で一気に片付けられます。
こんな方に読んでほしい
- 同じような依頼・作業がいくつも課題として立っていて、一覧がごちゃついてきた
- 複数の課題の担当者・優先度・期限を、まとめて変更したい場面がよくある
- 1件ずつ課題を開いて同じ操作を繰り返すのが地味に手間だと感じている
- 異動・退職などで担当を一斉に付け替える必要が出たことがある
なぜ似た課題が増えていくのか
チームで動いていると、同じようなテーマの課題が複数のメンバーからそれぞれ立てられることがあります。依頼者が違うだけで内容が似た課題が別々に作られたり、進行中のプロジェクトで似たような追加対応が次々と発生したりします。これ自体は悪いことではなく、思いついたことをすぐ課題にできるのはHARVASKの良さでもあります。問題は、そのまま放っておくと「似たような課題を1件ずつ開いて、同じ変更を繰り返す」という地味な手間が積み重なっていくことです。同じキャンペーンに関する課題が5件あって全部の優先度を上げたい、担当していたメンバーが異動になり課題を10件まとめて別の人に付け替えたい——これを1件ずつ「開く→編集→保存」していたら、5件でも10分近くかかってしまいます。
一括操作で「同じ変更」を1回にまとめる
HARVASKの課題一覧には、複数の課題を選んでまとめて操作できる一括操作機能があります。使い方は3ステップです。課題一覧画面で対象の課題にチェックを入れ（複数選択可）、画面上部の「一括操作」ボタンを押し、変更したい項目だけチェックを入れて新しい値を設定して保存します。一度に変更できる項目は、ステータス・優先度・課題タイプ・担当者・レビュアー・開始日／期限・見積時間／実績時間・マイルストーンです。ポイントは「変更したい項目だけ」チェックを入れて値を指定する仕組みになっていることです。選んだ課題全部の内容を一律で書き換えるわけではなく、「優先度だけ上げる」「担当者だけ付け替える」のように、必要な項目だけをピンポイントで一括変更できます。
同じ依頼者から似た内容の課題が何件も立っていて、まとめて優先度を「high」に上げたいとき。期限が近いマイルストーンに紐づく課題を、まとめて次のマイルストーンへ付け替えたいとき。異動・退職したメンバーが担当していた課題を、まとめて別の担当者に付け替えたいとき。いずれも「1件ずつ同じ作業を繰り返す」タイプの手間で、一括操作を使えば選択と保存だけで完了します。
そもそも似た課題を作らないために
一括操作は「似た課題が増えてしまった後」の対処法です。あわせて、新しく課題を作る前に一度グローバル検索で似た課題がすでにないかを確認する習慣をつけておくと、そもそも似た課題が乱立しにくくなります。グローバル検索は課題・Wiki・コメントを横断して検索できるので、「これ前にも似たようなことをやった気がする」というときの確認に向いています。
従来の方法とHARVASKの一括操作の違い
5件の課題の担当者を変更する場合、従来なら課題を5回開いて5回保存する必要がありますが、HARVASKなら5件選択して1回保存するだけです。変更できる項目も、開いた課題の画面次第で都度手入力していたところが、ステータス・優先度・担当者など9項目から必要な分だけ選んで一括反映できます。変更漏れのリスクも、1件ずつ手で直すため見落としが出やすい従来のやり方に比べ、選んだ課題全件に同じ設定を反映するので漏れにくくなります。かかる時間の目安も、5件で10分前後だったものが、選択と保存だけで1〜2分程度に短縮されます。
よくある質問
Q. 一括操作は何件まで同時に選べますか？
課題一覧で選択した件数分まとめて処理できます。件数が多い場合は、処理状況が画面に表示されます。
Q. 一部の課題だけ違う値にしたい場合はどうすればいいですか？
一括操作は「選んだ課題全部に同じ値を適用する」仕組みです。課題によって設定したい値が異なる場合は、値ごとにグループを分けて、複数回に分けて実行してください。
Q. 誤って一括変更してしまった場合、元に戻せますか？
一括操作そのものを1クリックで取り消す機能はありませんが、変更後の値は課題ごとに個別に修正し直せます。件数が多いときは、実行前に対象の課題と変更内容を見直すことをおすすめします。
Q. ステータス以外にマイルストーンや見積時間もまとめて変更できますか？
できます。ステータス・優先度・課題タイプ・担当者・レビュアー・開始日・期限・見積時間・実績時間・マイルストーンの中から、必要な項目を選んで一括変更できます。
Q. どのプランでも使えますか？
全プランで利用できます。
まとめ
- 似た課題が増えるのはチームで動く以上自然なことですが、放置すると「同じ変更の繰り返し」という地味な手間が積み重なります
- 課題一覧のチェックボックス選択→一括操作で、ステータス・優先度・担当者など9項目の変更を1回にまとめられます
- 新しく課題を作る前にグローバル検索で確認する習慣をつけておくと、そもそも似た課題が増えにくくなります
似たような課題が一覧にいくつも並んでいるのを見かけたら、1件ずつ開く前に、まずは一括操作でまとめて片付けられないか確認してみてください。
